Cần chuẩn bị chứng từ gì để chi phí vé máy bay là hợp lý?

Tin tức kế toán Chắc hẳn việc các sếp đi công tác hoặc nhân viên được cử đi công tác là việc phát sinh tại hầu hết các doanh nghiệp. Nhất là với những công ty, tập đoàn lớn thì những chi phí đó phát sinh thường xuyên. Đặc biệt khi đi công tác xa thì phương tiện lựa chọn tối ưu hiện nay là đi máy bay bởi rất nhanh và thuận lợi. Nhưng khoản chi này khá lớn nếu kế toán sơ suất rất có thể bị thiếu chứng từ thì chi phí đó sẽ bị loại bỏ không được tính là chi phí hợp lý. Vậy để được tính là chi phí hợp lý kế toán cần những chứng từ gì? Sau đây Tin tức kế toán xin hướng dẫn các bạn cách đưa chi phí vé may bay vào chi phí hợp lệ.

>> Lớp học Kế Toán thuế – Cập nhật thông tin mới nhất

Theo Công văn 3997/TCT-DNL ngày 16/9/2014 của Bộ tài chính, quy định Chi phí vé máy bay hợp lý được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN và được khấu trừ thuế GTGT đầu vào:

 

1. Theo Khoản 1 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định và hướng dẫn thi hành Luật thuế TNDN quy định:

“1. Trừ các khoản chi không được trừ nêu tại Khoản 2 Điều này, doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:

1. a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp;
2. b) Khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
3. c) Khoản chi nếu có hóa đơn mua hàng hóa, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

– Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng…”:

 

Theo điểm 8 Khoản 2 Điều 6 Thông tư số 78/2014/TT-BTC quy định:

“Trường hợp doanh nghiệp có mua vé máy bay qua website thương mại điện tử cho người lao động đi công tác để phục hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển. Trường hợp doanh nghiệp không thu hồi được thẻ lên máy bay của người lao động thì chứng từ làm căn cứ để tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, giấy điều động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của doanh nghiệp có cá nhân tham gia hành trình vận chuyển”.

 

2. Theo Khoản 1, Khoản 2 Điều 15 Thông tư số 219/2013/TT-BTC  quy định điều kiện khấu trừ thuế GTGT đầu vào:

 

“1. Có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào hoặc chứng từ nộp thuế giá trị gia tăng khâu nhập khẩu…

2. Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào (bao gồm cả hàng hóa nhập khẩu) từ 20 triệu đồng trở lên, trừ trường hợp tổng giá trị hàng hóa, dịch vụ mua vào từng lần theo hóa đơn dưới hai mươi triệu đồng theo giá đã có thuế GTGT.

– Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt gồm chứng từ thanh toán qua ngân hàng và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt khác hướng dẫn tại khoản 3 và khoản 4 Điều này… ”

 

Kết luận:

1. Nếu DN trực tiếp mua vé máy bay qua website thương mại điện tử thì cần:

– Hóa đơn

– Vé máy bay điện tử.

– Thẻ lên máy bay (boarding pass)

– Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

 

Nếu không thu hồi được thẻ lên máy bay thì cần: Vé máy bay điện tử, giấy điều động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.

 

2. Nếu DN giao KHOÁN cho cá nhân tự mua vé máy bay, thanh toán bằng thẻ ATM hoặc thẻ tín dụng mang tên cá nhân, sau đó về thanh toán lại với DN nếu doanh nghiệp có đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh khoản chi phí này phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp gồm:

– Vé máy bay.

– Thẻ lên máy bay (trường hợp thu hồi được thẻ).

– Các giấy tờ liên quan đến việc điều động người lao động đi công tác có xác nhận của DN, quy định của DN cho phép người lao động thanh toán công tác phí bằng thẻ cá nhân do người lao động được cử đi công tác là chủ thẻ và thanh toán lại với DN.

– Chứng từ thanh toán tiền vé của DN cho cá nhân mua vé.

– Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt của cá nhân.

 

Như vậy: DN được kê khai khấu trừ thuế GTGT đầu vào và được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

 

Theo khoản 2.9 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC:Quy định về Chi phí Công tác phí trong DN: – Bỏ mức khống chế đối với khoản chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, DN được tính vào chi phí được trừ nếu có hóa đơn, chứng từ theo quy định. – Nếu DN có khoán phụ cấp cho người lao động đi công tác và thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của DN thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán.