Nguyên tắc lập hóa đơn bán hàng, hướng dẫn cách viết hóa đơn bán hàng

I. NGUYÊN TẮC LẬP HÓA ĐƠN BÁN HÀNG.

Nguyên tắc lập hoá đơn được quy định tại Điều 16 Thông tư 39/2014/TT.BTC và được sửa đổi bổ sung tại Khoản 3, Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC và Khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC như sau:

1.1. Người bán phải lập hóa đơn khi bán hàng hóa, dịch vụ.

Bao gồm cả các trường hợp hàng hoá, dịch vụ dùng để khuyến mại, quảng cáo, hàng mẫu; hàng hoá, dịch vụ dùng để cho, biếu, tặng, trao đổi, trả thay lương cho người lao động (trừ hàng hoá luân chuyển nội bộ, tiêu dùng nội bộ để tiếp tục quá trình sản xuất).

1.2. Nội dung trên hóa đơn.

– Phải đúng nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh

– Không được tẩy xóa, sửa chữa

– Phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ

– Chữ số và chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, không viết hoặc in đè lên chữ in sẵn và gạch chéo phần còn trống (nếu có)

► Hoá đơn tự in hoặc hoá đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hoá đơn thì không phải gạch chéo.

1.3. Hóa đơn được lập một lần thành nhiều liên.

Nội dung lập trên hóa đơn phải được thống nhất trên các liên hóa đơn có cùng một số.

(Đối với hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ … khi lập hóa đơn được thay thế liên 1 bằng bảng kê chi tiết số hóa đơn thực tế đã lập).

1.4.  Hóa đơn được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn.

II. HƯỚNG DẪN CÁCH VIẾT HÓA ĐƠN BÁN HÀNG.

2.1. Đối tượng sử dụng hoá đơn bán hàng.

Tổ chức khai và tính nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ phải sử dụng hóa đơn bán hàng.

2.2. Cách viết hóa đơn bán hàng.

Các bạn tải tại đây: Mẫu hoá đơn bán hàng.

1. Tiêu thức “ngày tháng năm”

Kế toán cần phải xác định đúng thời điểm để xuất hoá đơn tránh bị phạt. Thời điểm xuất hoá đơn được xác định như sau:

– Đối với bán hàng hóa: là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

– Đối với cung ứng dịch vụ: là ngày hoàn thành việc cung ứng DV, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng DV thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.

– Đối với hoạt động cung cấp điện sinh hoạt, nước sinh hoạt, DV viễn thông, dịch vụ truyền hình: Chậm nhất không quá bảy ngày kế tiếp kể từ ngày ghi chỉ số điện, nước tiêu thụ trên đồng hồ hoặc ngày kết thúc kỳ quy ước đối với việc cung cấp DV viễn thông, truyền hình.

– Đối với xây dựng, lắp đặt: Là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.

Lưu ý:

+ Nếu giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ     

⇒ Mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.

+ Đối với tổ chức kinh doanh BĐS, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng

⇒ Ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền

– Đối với hàng hóa, dịch vụ xuất khẩu: Người xuất khẩu tự xác định phù hợp với thỏa thuận giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu. Ngày xác định doanh thu xuất khẩu để tính thuế là ngày xác nhận hoàn tất thủ tục hải quan trên tờ khai hải quan.

– Đối với bán xăng dầu, cung cấp dịch vụ ngân hàng, chứng khoán: ngày lập hóa đơn thực hiện định kỳ theo hợp đồng giữa hai bên (kèm bảng kê hoặc chứng từ khác có xác nhận của hai bên) nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh hoạt động mua bán hàng

– Đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

2. Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế người bán,”

(Theo Điểm 7 Điều 3 TT 26/2015/TT-BTC)

Thông thường thông tin của người bán hàng đã được in sẵn trên hoá đơn

– Tiêu thức “Mã số thuế”: Viết chính xác mã số thuế của bên mua và bên bán

+ Nếu tổ chức bán hàng có đơn vị trực thuộc có MST trực tiếp bán hàng thì ghi tên, địa chỉ, MST của đơn vị trực thuộc.

+ Nếu đơn vị trực thuộc không có MST thì ghi mã số thuế của trụ sở chính.

– Tiêu thức “Tên, địa chỉ”:  ghi tên đầy đủ hoặc tên viết tắt theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế.

Nếu tên, địa chỉ người mua quá dài thì người bán được viết tắt một số từ như sau:

“Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”…

+ Trường hợp bán HHDV từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có)

⇒ Vẫn phải lập hóa đơn và ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế.

+ Đối với các đơn vị bán lẻ xăng dầu, nếu người mua không yêu cầu lấy hoá đơn

⇒ Cuối ngày đơn vị phải lập chung một hoá đơn cho tổng doanh thu người mua không lấy hoá đơn phát sinh trong ngày.

3. Tiêu thức “Hình thức thanh toán”

– Nếu thanh toán bằng tiền mặt: Ghi “TM”

– Nếu chuyển khoản: Ghi “CK”

– Nếu chưa biết rõ hình thức thanh toán: Ghi “TM/CK”

LƯU Ý: Đối với hàng hoá dịch vụ có tổng trị giá thanh toán từ 20 triệu đồng trở lên thì bên mua bắt buộc phải thanh toán bằng chuyển khoản để được khấu trừ thuế cũng như tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN

4. Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”

– “Số thứ tự”: Ghi lần lượt số thứ tự của từng mặt hàng

–  “Tên hàng hoá dịch vụ”: Viết đầy đủ tên hàng hoá dịch vụ như lúc nhập

+ Nếu người bán quy định mã hàng hóa, dịch vụ để quản lý: thì khi ghi hóa đơn phải ghi cả mã hàng hóa và tên hàng hóa.

+ Với hàng hóa cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu: thì phải ghi trên hóa đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu.

Ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ…

+ Các loại hàng hóa, dịch vụ đặc thù như điện, nước, điện thoại, xăng dầu, bảo hiểm…được bán theo kỳ nhất định thì trên hóa đơn phải ghi cụ thể kỳ cung cấp hàng hóa, dịch vụ.

– “Đơn vị tính”: Ghi đơn vị tính tương ứng với từng mặt hàng như khi nhập

Trường hợp kinh doanh dịch vụ thì trên hoá đơn không nhất thiết phải có đơn vị tính (Khoản 2 Điều 5 TT Thông tư 119/2014/TT-BTC)

– “Số lượng”: Điền số lượng hàng hoá, dịch vụ

– “Đơn giá”: Ghi đơn giá đã bao gồm thuế GTGT

– “Thành tiền”:  bằng “Số lượng” x “đơn giá”

Sau khi điền xong hết cột thành tiền:

►Nếu còn thừa dòng: Các bạn gạch bỏ phần trống còn lại. Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.

Các cách gạch chéo thường sử dụng:

+ Gạch chéo từ trái qua phải

+ Gạch chéo từ phải qua trái

+ Gạch ngang từ tiêu thức” Số thứ tự, tên hàng hoá dịch vụ” tiếp nối gạch chéo các tiêu thức “đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền” (Thông thường kế toán hay sử dụng cách gạch này)

+ Gạch ngang từ tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hoá dịch vụ” đến tiêu thức “thành tiền” tiếp nối gạch thẳng xuống đến dòng cuối cùng của tiêu thức

►Nếu số dòng trên hoá đơn không đủ để viết, thì các bạn xem tại đây:

Cách lập hoá đơn khi danh mục hàng hoá, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một hoá đơn

5. Chỉ tiêu “Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ”

Bằng tổng số tiền ở cột “Thành tiền”

6. Chỉ tiêu “Số tiền viết bằng chữ”: Viết đúng số tiền ở chỉ tiêu “Cộng tiền bán hàng hóa, dịch vụ” bằng chữ

7. Tiêu thức “Người mua hàng (Ký, ghi rõ họ tên)”

– Người đi mua hàng ký

– Đối với trường hợp không mua hàng trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn mà chỉ cần người bán ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX

– Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.

8. Tiêu thức “Người bán hàng (Ký, đóng dấu ghi rõ họ, tên)”

– Thủ trưởng đơn vị sẽ ký vào chỉ tiêu này

– Nếu thủ trưởng đơn vị không ký thì phải có giấy uỷ quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán hàng ký, ghi rõ họ tên trên hoá đơn và đóng dấu công ty vào phía trên bên trái của tờ hoá đơn (Đóng dấu treo)

9. Đồng tiền ghi trên hoá đơn

– Là Đồng Việt Nam

– Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ theo quy định, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng Tiếng Việt.

LƯU Ý:

► Trường hợp người bán hàng được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập hóa đơn.

– Hóa đơn được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập vẫn phải ghi tên đơn vị bán là đơn vị ủy nhiệm và đóng dấu đơn vị ủy nhiệm phía trên bên trái của tờ hóa đơn (trường hợp hóa đơn tự in được in từ thiết bị của bên được ủy nhiệm hoặc hóa đơn điện tử thì không phải đóng dấu của đơn vị ủy nhiệm).

– Việc ủy nhiệm phải được xác định bằng văn bản giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm.

► Đối với các hoá đơn điều chỉnh do viết sai, hoặc hoá đơn chiết khấu, khuyến mại…. thì tuỳ vào từng trường hợp cụ thể để các bạn viết.

►Sau khi lập xong hoá đơn.

– Liên 1: Lưu tại cuống

– Liên 2: Giao khách hàng

–  Liên 3: Lưu nội bộ.

Mời các bạn xem thêm Hướng dẫn cách viết hoá đơn giá trị gia tăng tại đây.