Tin tức kế toán Nội dung trên hóa đơn điện tử có yêu cầu ngày ký hay không?
Đây là băn khoăn của doanh nghiệp trong quá trình tìm hiểu và sử dụng hóa đơn điện tử. Bài viết sau đây Tin tức kế toán sẽ giới thiệu quy định về nội dung trên hóa đơn điện tử và giải đáp thắc mắc trên.
1. Các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử
Theo dự thảo thông tư hướng dẫn thực hiện nghị định 119/2018/NĐ-CP của Chính Phủ, những nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử bao gồm:
+ Tên hoá đơn: Hoá đơn giá trị gia tăng, Hoá đơn bán hàng.
+ Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.
+ Số hóa đơn điện tử: Đối với số hóa đơn phải sử dụng dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn.
Ví dụ: Mẫu số: 1; Ký hiệu: CM18X; Số: 000819
+ Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, dịch vụ
+ Tổng số tiền thanh toán (ghi cả bằng số và bằng chữ).
+ Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
+ Chữ ký số, chữ ký điện tử của người mua (nếu có).
Thời điểm lập hóa đơn điện tử ghi theo ngày, tháng, năm lập hóa đơn điện tử trong đó ngày, tháng, năm lập hóa đơn ghi bằng số và ghi theo dạng: DD/MM/YYYY (trong đó DD là ngày; MM là tháng; YYYY là năm).
Kế toán cần tìm hiểu kỹ quy định nội dung trên hóa đơn điện tử để thực hiện theo đúng yêu cầu của Bộ tài Chính và Tổng cục Thuế
Kế toán cần tìm hiểu kỹ quy định nội dung trên hóa đơn điện tử để thực hiện theo đúng yêu cầu của Bộ tài Chính và Tổng cục Thuế
Nội dung không bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Những nội dung bắt buộc kể trên doanh nghiệp phải lưu ý thực hiện đầy đủ, ngoài ra còn các nội dung không bắt buộc nhưng doanh nghiệp hoàn toàn có thể tạo thêm để phục vụ hoạt động kinh doanh như:
+ Logo doanh nghiệp
+ Hình ảnh trang trí, quảng cáo
Tuy nhiên, những thông tin này đều phải đảm bảo phù hợp với pháp luật hiện hành, không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn.
Một số trường hợp hóa đơn không nhất thiết có đầy đủ các nội dung bắt buộc
Để đáp ứng một số ngành nghề đặc thù có cung cấp hàng hóa, dịch vụ đến người tiêu dùng là cá nhân, hộ gia đình như: dịch vụ y tế, bán lẻ thuốc tân dược, ngân hàng, điện sinh hoạt, nước sạch, viễn thông, bảo hiểm…thì hóa đơn điện tử không nhất thiết phải có đầy đủ nội dung như yêu cầu trên. Tuy nhiên, vẫn phải có các nội dung cơ bản như:
– Tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn;
– Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán;
– Tên, địa chỉ của người mua.
– Tên hàng hóa, dịch vụ; thành tiền chưa có thuế giá trị gia tăng; thuế suất thuế giá trị gia tăng; tổng số tiền thuế giá trị gia tăng; tổng tiền thanh toán đã có thuế giá trị gia tăng trong trường hợp là hóa đơn giá trị gia tăng.
– Chữ ký số, chữ ký điện tử của người bán.
– Đối với tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử không nhất thiết phải có chữ ký của người bán, tên, địa chỉ, mã số thuế, chữ ký của người mua.
2. Hóa đơn điện tử không có ngày ký có hợp lệ hay không?
Từ các quy định về nội dung trên hóa đơn điện tử cho thấy, hóa đơn điện tử bắt buộc phải có thời điểm lập hóa đơn điện tử trừ các trường hợp ngoại lệ.
Tuy nhiên, theo như nhiều băn khoăn từ kế toán thì việc lập hóa đơn điện tử có yêu cầu ngày ký hay không? Trước tiên cần phân biệt rõ ngày ký và thời điểm lập hóa đơn. Ngày ký là ngày mà bên người bán và người mua ký xác nhận vào hóa đơn đã lập. Ngày lập là ngày người bán điền đầy đủ các nội dung bắt buộc trên hóa đơn.Trong một vài trường hợp ngày lập hóa đơn được hiểu là ngày ký và ngược lại.
Ví dụ trường hợp hóa đơn không có mã của cơ quan thuế thì thời điểm lập hóa đơn được xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn. Như vậy, với loại hóa đơn này phải có ngày ký cũng đồng thời là thời điểm lập hóa đơn điện tử.
Tuy nhiên, theo quy định, trên hóa đơn điện tử chỉ yêu cầu phải có ngày lập, không yêu cầu có ngày ký. Như vậy, hóa đơn điện tử thông thường không yêu cầu ngày ký, nhưng với một số trường hợp ngày lập hóa đơn trên hóa đơn điện tử được hiểu là ngày ký. Thông tin này là căn cứ để kế toán gửi yêu cầu ký số cho doanh nghiệp và người mua để đảm bảo ngày ký đúng với ngày lập hóa đơn như quy định.
