Cách phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi ra hóa đơn giấy

Tin tức kế toán Cách phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi ra hóa đơn giấy

Mặc dù hóa đơn điện tử mang đến rất nhiều thuận lợi cho cả người bán hàng và người mua, tuy nhiên trong quá trình sử dụng sẽ không tránh khỏi có một số trường hợp người mua hàng cần hóa đơn dạng giấy.

Vậy làm thế nào để phân biệt được hóa đơn điện tử chuyển đổi ra giấy và hóa đơn giấy thông thường ?

Dưới đây Tin tức kế toán chia sẻ cùng các bạn Cách phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi ra hóa đơn giấy

Các bài viết liên quan:
>> Mất hóa đơn không bị phạt tiền – Cách xử lý thông minh nhất
>> Phạt lập hóa đơn không thống nhất giữa các liên
>> Thế nào là hóa đơn hợp lý, hợp pháp hợp lệ?
>> Hóa đơn điện tử có cần phải ký và đóng dấu không?

1. Hóa đơn điện tử chuyển đổi là gì ?

Trong quá trình hoạt động, mặc dù người bán sử dụng hóa đơn điện tử nhưng có một số trường hợp người mua vẫn yêu cầu xuất hóa đơn giấy và để đảm bảo hóa đơn có giá trị về mặt pháp lý , thông tư 32/2011/TT-BTC đã quy định rõ về điều này.

Theo đó, hóa đơn điện tử có thể được chuyển đổi thành hóa đơn giấy cho nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua gọi tắt là hóa đơn chuyển đổi với những yêu cầu sau:

Hóa đơn chỉ được chuyển đổi một lần duy nhất và có chữ ký người đại diện theo pháp luật của người bán, dấu của người bán.

Trên hóa đơn giấy được chuyển đổi ghi rõ “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ”

Khách hàng (bên mua) liên hệ với bên phát hành hóa đơn (bên bán) để được cấp hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn điện tử.

2. Phân biệt bản chuyển đổi của hóa đơn điện tử, hóa đơn giấy

Với bản mẫu hóa đơn chuyển đổi trên, chúng ta có thể dễ dàng nhận ra sự khác nhau giữa hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn giấy bao gồm:

Mẫu: Số liên của Hóa đơn điện tử được quy định là không có liên nên ở thông số số liên sẽ là số 0.

VD: 01GTKT0/001 đối với hóa đơn giấy sẽ là số trong khoảng từ 2 đến 9

Ký hiệu (Số serial): Ký hiệu của hóa đơn điện tử được quy định là E.

VD: VN/17E đối với  hóa đơn giấy đặt in thì Ký hiệu cuối cùng là P hoặc với hóa đơn tự in thì ký hiệu cuối cùng T.

Ngoài ra, trên bản in chuyển đổi của Hóa đơn điện tử còn có một số chỉ tiêu khác như:

Phải có dòng chữ: HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ

Phải có Người in chuyển đổi, ngày – giờ in chuyển đổi.

3. Những nội dung cần phải có trên hóa đơn điện tử và hóa đơn chuyển đổi

Điều 6 thông tư 32/2011/TT-BTC quy định những nội dung bắt buộc phải có trên hóa đơn điện tử bao gồm:

Tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn

Thông tin người bán

Thông tin người mua

Thông tin chi tiết đơn hàng

Chữ ký điện tử

Hóa đơn thể hiện bằng Tiếng Việt

Các bài viết liên quan:
>> Mất hóa đơn không bị phạt tiền – Cách xử lý thông minh nhất
>> Phạt lập hóa đơn không thống nhất giữa các liên
>> Thế nào là hóa đơn hợp lý, hợp pháp hợp lệ?
>> Hóa đơn điện tử có cần phải ký và đóng dấu không?