Cách hạch toán tài khoản 138 -­ Phải thu khác theo thông tư 200

 Tin Tức Kế Toán: Các khoản phải thu khác (tài khoản 138) phát sinh trong các doanh nghiệp bao gồm các khoản phải thu không mang tính chất trao đổi, mua bán. Để theo dõi tình hình nợ phải thu khác, kế toán sử dụng tài khoản 138 -­ Phải thu khác.

THÔNG TIN MỚI NHẤT:

>> Khóa học kế toán thực hành – Giảm 50% Học phí

Xem thêm:

>> Hệ thống tài khoản kế toán – Theo Thông tư 200  

Giống với thông tư 133/2016/TT-BTC tài khoản 138 – Phải thu khác theo thông tư 200/2014/TT-BTC đều thuộc loại tài khoản Tài sản. Nhưng bên cạnh đó nó có một số điểm khác biệt so với thông tư 133. Cách hạch toán tài khoản 138 theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế toán cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế (thay thế chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC) có hiệu lực từ ngày 1/1/2015 như thế nào? Mời các bạn theo dõi bài hướng dẫn sau của KẾ TOÁN HÀ NỘI.

 I. SO SÁNH TÀI KHOẢN 138 TRONG THÔNG TƯ 200/2014/TT-BTC VỚI THÔNG TƯ 133/2016/TT-BTC.

II. NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CỦA TÀI KHOẢN 138 – PHẢI THU KHÁC THEO THÔNG TƯ 200/2014/TT-BTC

Tại điều 21 thông tư 200/2014/TT-BTC khi hạch toán tài khoản 138 – Phải thu khác phải tuân thủ một số nguyên tắc kế toán sau:

“Tài khoản 138 – Phải thu khác dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu ngoài phạm vi đã phản ánh ở các tài khoản phải thu (131, 136) và tình hình thanh toán về các khoản phải thu này, gồm những nội dung chủ yếu sau:

– Giá trị tài sản thiếu đã được phát hiện nhưng chưa xác định được nguyên nhân, phải chờ xử lý;

– Các khoản phải thu về bồi thường vật chất do cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) gây ra như mất mát, hư hỏng vật tư, hàng hoá, tiền vốn,. . . đã được xử lý bắt bồi thường;

– Các khoản cho bên khác mượn bằng tài sản phi tiền tệ ( nếu cho mượn bằng tiền thì phải kế toán là cho vay trên TK 128 (1283 – cho vay) ;

– Các khoản đã chi cho hoạt động sự nghiệp, chi dự án, chi đầu tư xây dựng cơ bản, chi phí sản xuất, kinh doanh nhưng không được cấp có thẩm quyền phê duyệt phải thu hồi;

– Các khoản đơn vị nhận uỷ thác xuất nhập khẩu chi hộ cho đơn vị giao uỷ thác xuất nhập khẩu về phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, các khoản thuế,. . .

– Các khoản phải thu phát sinh khi cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước, như: Chi phí cổ phần hoá, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tào lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hoá,. . .

– Tiền lãi cho vay, cổ tức, lợi nhuận được chia từ các hoạt động đầu tư tài chính;.

– Các khoản phải thu khác ngoài các khoản trên.”

III. KẾT CẤU VÀ NỘI DUNG PHẢN ÁNH CỦA TÀI KHOẢN 138 -­ PHẢI THU KHÁC

Bên Nợ:

– Giá trị tài sản thiếu chờ xử lý;

– Phải thu của cá nhân, tập thể (trong và ngoài đơn vị) đối với tài sản thiếu đã xác định rõ nguyên nhân và có biên bản xử lý ngay;

– Số tiền phải thu về các khoản phát sinh khi cổ phần hoá công ty nhà nước;

– Phải thu về tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia từ các hoạt động đầu tư tài chính;

– Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản nợ phải thu khác;

– Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ ( trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với đồng Việt Nam).

Bên Có:

– Kết chuyển giá trị tài sản thiếu vào các tài khoản liên quan theo quyết định ghi trong biên bản xử lý;

– Kết chuyển các khoản phải thu về cổ phần hoá công ty nhà nước;

– Số tiền đã thu được về các khoản nợ phải thu khác;

– Đánh giá lại các khoản phải thu bằng ngoại tệ ( trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với đồng Việt Nam).

Số dư bên Nợ:

Các khoản nợ phải thu khác chưa thu được.

Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số đã thu nhiều hơn số phải thu (Trường hợp cá biệt và trong chi tiết của từng đối tượng cụ thể).

Tài khoản 138 ­- Phải thu khác, có 3 tài khoản cấp 2:

– Tài khoản 1381 ­- Tài sản thiếu chờ xử lý: Phản ánh giá trị tài sản thiếu chưa xác định rõ nguyên nhân, còn chờ quyết định xử lý.

Về nguyên tắc trong mọi trường hợp phát hiện thiếu tài sản, phải truy tìm nguyên nhân và người phạm lỗi để có biện pháp xử lý cụ thể. Chỉ hạch toán vào Tài khoản 1381 trường hợp chưa xác định được nguyên nhân về thiếu, mất mát, hỏng tài sản của doanh nghiệp phải chờ xử lý. Trường hợp tài sản thiếu đã xác định được nguyên nhân và đã có biên bản xử lý ngay trong kỳ thì ghi vào các tài khoản liên quan, không hạch toán qua Tài khoản 1381.

– Tài khoản 1385 -­ Phải thu về cổ phần hoá: Phản ánh số phải thu về cổ phần hoá mà doanh nghiệp đã chi ra, như: Chi phí cổ phần hoá, trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, hỗ trợ đào tạo lại lao động trong doanh nghiệp cổ phần hoá,. . .

– Tài khoản 1388 ­- Phải thu khác: Phản ánh các khoản phải thu của đơn vị ngoài phạm vi các khoản phải thu phản ánh ở các TK 131, 133, 136 và TK 1381, 1385, như: Phải thu các khoản cổ tức, lợi nhuận, tiền lãi; Phải thu các khoản phải bồi thường do làm mất tiền, tài sản;. . .

III. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ KINH TẾ CHỦ YẾU CỦA TÀI KHOẢN 138 – PHẢI THU KHÁC

Căn cứ vào nguyên tắc kế toán tài khoản 138 và các tài khoản liên quan; căn cứ vào kết cấu và nội dung phản ánh tài khoản 138 và các tài khoản liên quan, KẾ TOÁN HÀ NỘI xin hướng dẫn kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu sau:

4.1. Phương pháp kế toán tài sản thiếu chờ xử lý (tài khoản 1381):

Tài sản thiếu chờ xử lý là những tài sản mất mát, thiếu hụt chưa rõ nguyên nhân phải chờ cấp có thẩm quyền xử lý.

Hạch toán tài sản thiếu chờ xử lý trong một số trường hợp cụ thể như sau:

4.1.1. Tài sản cố định hữu hình dùng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 138 -­ Phải thu khác (1381) (Giá trị còn lại của TSCĐ)

Nợ TK 214 ­- Hao mòn TSCĐ(2141) (Giá trị hao mòn)

Có TK 211 ­- Tài sản cố định hữu hình (Nguyên giá).

4.1.2. TSCĐ hữu hình dùng cho hoạt động phúc lợi phát hiện thiếu, chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý:

– Ghi giảm TSCĐ, ghi:

Nợ TK 214 ­- Hao mòn TSCĐ (2141) (Giá trị hao mòn)

Nợ TK 3533 -­ Quỹ phúc lợi đã hình thành TSCĐ (Giá trị còn lại) (TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi)

Có TK 211 ­- Tài sản cố định hữu hình (Nguyên giá).

– Đồng thời phản ánh phần giá trị còn lại của tài sản thiếu chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 138 ­- Phải thu khác (1381)

Có TK 3532 -­ Quỹ khen thưởng, phúc (3532) ( TSCĐ dùng cho hoạt động phúc lợi).

Cả 2 trường hợp trên, khi có quyết định xử lý giá trị tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, kế toán ghi:

Nợ TK 138 ­- Phải thu khác (1388) (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động ( trừ vào lương của người gây thiệt hại)

Nợ TK 632 ­- Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt mất sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)

Nợ TK 811 – Chi phí khác ( phần giá trị còn lại của TSCĐ thiếu phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)

Có TK 138 -­ Phải thu khác (1381).

4.1.3.Trường hợp tiền mặt tồn quỹ, TGNH, vật tư, hàng hoá,. . . phát hiện thiếu khi kiểm kê, phát hiện sai lệch so với sổ phụ ngân hàng. Phát sinh các trường hợp sau:

– Khi chưa xác định rõ nguyên nhân, chờ xử lý, ghi:

Nợ TK 138 ­- Phải thu khác (1381)

Có TK 111 ­- Tiền mặt ( thiếu tiền khi kiểm kê)

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng (sai lệch so với sổ phụ ngân hàng)

Có TK 621 ­- Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp ( mua hàng không qua kho đưa ngay vào sử dụng)

Có TK 627 ­- Chi phí sản xuất chung (mua hàng không qua kho đưa ngay vào sử dụng)

Có các TK 152, 153, 155, 156,… ( thiếu hàng trong kho).

– Khi có biên bản xử lý của cấp có thẩm quyền đối với tài sản thiếu, căn cứ vào quyết định xử lý, ghi:

Nợ các TK 111, 112 ( cá nhân, tổ chức nộp tiền bồi thường)

Nợ TK 334 ­- Phải trả người lao động (Số bồi thường trừ vào lương)

Nợ TK 138 ­- Phải thu khác (1388) (cá nhân, tổ chức phải nộp tiền bồi thường)

Nợ TK 632 ­- Giá vốn hàng bán (Giá trị hao hụt mất mát của hàng tồn kho sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)

Nợ TK 811 – Chi phí khác ( phần giá trị thiếu qua kiểm kê phải tính vào tổn thất của doanh nghiệp)

Có TK 138 ­- Phải thu khác (1381).

4.2. Kế toán phải thu về cổ phần hóa (tài khoản 1385):

Trong quá trình thực hiện cổ phần hóa doanh nghiệp Nhà nước, thường phát sinh các khoản phải thu về cổ phần hóa như: Phải thu về chi phí cổ phần hóa; phải thu về chi trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, phải thu về chi hỗ trợ đào tạo lại cho lao động trong doanh nghiệp cổ phần hóa,…

4.2.1. Khi phát sinh các khoản phải thu về cổ phần hóa, căn cứ vào các chứng từ liên quan, ghi:

Nợ TK 1385 -­ Phải thu về cổ phần hoá (Chi tiết chi phí cổ phần hoá)

Có các TK 111, 112, 152, 331,. . ..

4.2.2. Khi kết thúc quá trình cổ phần hoá, doanh nghiệp phải báo cáo và thực hiện quyết toán các khoản chi về cổ phần hoá với cơ quan quyết định cổ phần hoá. Tổng số chi phí cổ phần hoá, chi trợ cấp cho lao động thôi việc, mất việc, chi hỗ trợ đào tạo lại lao động,. . . được trừ (­) vào số tiền thu bán cổ phần thuộc vốn Nhà nước thu được từ cổ phần hoá doanh nghiệp nhà nước, ghi:

Nợ TK 3385 ­- Phải trả về cổ phần hoá (Chi tiết phần tiền thu bán cổ phần thuộc vốn Nhà nước)

Có TK 1385 ­- Phải thu về cổ phần hoá.

4.3. Phương pháp kế toán phải thu khác (tài khoản 1388)

Khoản phải thu khác trong doanh nghiệp bao gồm các khoản phải thu về cho vay, mượn tạm thời, phải thu về lãi đến hạn chưa thu, … kế toán cần phải theo dõi từng khoản phải thu khác theo từng đối tượng có liên quan.

Hạch toán phải thu khác trong một số trường hợp cụ thể như sau:

4.3.1. Các khoản cho mượn tài sản phi tiền tệ, ghi:

Nợ TK 138 ­- Phải thu khác (1388)

Có các TK 152; 153; 155; 156,…

4.3.2. Tiền vốn sử dụng cho vay tạm thời không tính lãi, ghi:

Nợ TK 138 ­- Phải thu khác (1388)

Có TK 111, 112( số tiền cho vay, cho mượn tạm thời không tính lãi).

4.3.3. Các khoản chi hộ bên thứ ba phải thu hồi, các khoản phải thu khác, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác ( 1388)

Có các TK liên quan.

4.3.4. Kế toán giao dịch ủy thác xuất nhập khẩu tại bên nhận ủy thác:

– Phản ánh các khoản chi hộ cho bên giao ủy thác (các khoản phí ngân hàng, phí giám định hải quan, phí vận chuyển, bốc vác, …), ghi:

Nợ TK 138 -­ Phải thu khác (1388) ( nếu bên giao ủy thác chưa ứng tiền)

Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác ( 3388) ( trừ vào tiền nhận của bên giao ủy thác)

Có các TK 111, 112. . .

– Khi được doanh nghiệp ủy thác xuất nhập khẩu thanh toán bằng tiền hoặc bù trừ với các khoản đã chi hộ, kế toán doanh nghiệp nhận ủy thác xuất nhập khẩu ghi:

Nợ các TK 111, 112

Nợ TK 338 – Phải trả, phải nộp khác ( 3388)

Có TK 138 – Phải thu khác ( 1388).

4.3.5. Định kỳ khi xác định tiền lãi cho vay, lãi tiền gửi, cổ tức, lợi nhuận được chia phải thu, ghi:

Nợ các TK 111, 112. . . (số đã thu được tiền)

Nợ TK 138 -­ Phải thu khác (1388) ( số chưa được thu)

Có TK 515 ­- Doanh thu hoạt động tài chính.

4.3.6. Khi thu được tiền của các khoản nợ phải thu khác, ghi:

Nợ TK 111 ­- Tiền mặt

Nợ TK 112 ­- Tiền gửi Ngân hàng

Có TK 138 ­- Phải thu khác (1388).

4.3.7. Phản ánh các khoản phải thu về tài sản phát hiện thiếu đã xác định được ngay nguyên nhân và người chịu trách nhiệm, căn cứ vào nguyên nhân hoặc người chịu trách nhiệm bồi thường, ghi:

Nợ TK 138 -­ Phải thu khác (1388) (số phải bồi thường)

Nợ TK 334 -­ Phải trả người lao động (số bồi thường trừ vào lương)

Nợ TK 632 -­ Giá vốn hàng bán (giá trị hao hụt, mất mát của vật tư, hàng hóa,  sau khi trừ số thu bồi thường theo quyết định xử lý)

Có các TK 111, 112 (số tiền thiếu hụt)

Có các TK 151, 152, 153, 155, 156, …(giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt)

Có TK 621 -­ Chi phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp (mua hàng không qua kho đưa ngay vào sử dụng)

Có TK 627 ­- Chi phí sản xuất chung (mua hàng không qua kho đưa ngay vào sử dụng).

4.3.8. Khi doanh nghiệp có quyết định xử lý nợ phải thu khác không có khả năng thu hồi, ghi:

Nợ TK 111 ­- Tiền mặt (Số tiền bồi thường của cá nhân, tập thể có liên quan)

Nợ TK 334 ­- Phải trả người lao động (Số bồi thường trừ vào lương)

Nợ TK 299 ­- Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (Nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)

Nợ TK 642 ­- Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426) (Số thiệt hại lớn hơn số bồi thường và số dự phòng đã trích lập)

Có TK 138 ­- Phải thu khác (1388).

4.3.9. Khi các doanh nghiệp hoàn thành thủ tục bán các khoản phải thu khác (đang được phản ánh trên Bảng Cân đối kế toán) cho công ty mua bán nợ, ghi:

Nợ các TK 111, 112,. . . (Số tiền thu được từ việc bán khoản nợ phải thu)

Nợ TK 299 -­ Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (Nếu được bù đắp bằng khoản dự phòng phải thu khó đòi)

Nợ 642 – Chi phí quản lý doanh nghiệp (6426) (Số chênh lệch giữa giá gốc khoản nợ phải thu khó đòi với số tiền thu được từ bán khoản nợ và số đã đuợc bù đắp bằng khoản dự phòng nợ phải thu khó đòi)

Có TK 138 -­ Phải thu khác (1388).

4.4. Đánh giá lại các khoản phải thu khác có gốc ngoại tệ cuối kỳ kế toán:

Khi lập Báo cáo tài chính ( BCTC), số dư nợ phải thu khác có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập BCTC:

– Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán, ghi:

Nợ TK 138 – Phải thu khác (1381, 1385, 1388)

Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).

– Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán, ghi:

Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)

Có TK 138 – Phải thu khác (1381, 1385, 1388).