Cách hạch toán mua hàng nhập kho phát hiện thiếu so với hóa đơn mua hàng

Trong bài viết này, Kế Toán Hà Nội xin được hướng dẫn cách hạch toán mua hàng hóa nội địa về nhập kho, phát hiện thiếu so với hóa đơn theo thông tư 200/2014/TT-BTC và thông tư 133/2016/TT-BTC, trong trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

٭ Nếu doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC thì:

+ Giá mua hàng hóa phản ánh vào TK 1561 “ Giá mua hàng hóa”

+ Chi phí mua hàng hóa phản ánh vào TK 1562 “Chi phí thu mua hàng hóa”

+ Hàng hóa bất động sản phản ánh vào TK 1567 “Hàng hóa bất động sản”.

٭ Nếu doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC thì:

Giá mua hàng hóa; Chi phí mua hàng hóa và Hàng hóa bất động sản đều phản ánh vào TK 156 “ Hàng hóa”.

Sau đây Kế Toán Hà Nội xin hướng dẫn nghiệp vụ kế toán mua hàng về nhập kho phát hiện thiếu so với hóa đơn mua hàng

1. Nếu doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC.

1.1. Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

– Khi mua ngoài nhập kho phát hiện thiếu so với hóa đơn, kế toán làm thủ tục nhập kho theo giá trị thực tế. Số hàng thiếu sẽ phải lập biên bản chờ xử lý, đồng thời kế toán sử dụng tài khoản 138(1381) – Tài sản thiếu chờ xử lý, để theo dõi giá trị hàng thiếu, ghi:

Nợ TK 1561 – Giá mua hàng hóa (trị giá thực tế của hàng nhập kho chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân chưa có thuế)

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (theo hóa đơn )

Có các TK 111, 112, 331, …(theo hóa đơn).

– Khi nhận được quyết định xử lý số Hàng hóa thiếu, tùy theo từng tình huống cụ thể, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ như sau:

+ Nếu thiếu do hao hụt tự nhiên trong định mức, ghi:

Nợ TK 1562 – Chi phí thu mua hàng hóa: Trị giá hàng thiếu do hao hụt tự nhiên trongđịnh mức

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.

+ Nếu thiếu được xác định do bên bán gửi thiếu và bên bán đã giao bổ sung đủ số Hàng hóa thiếu, ghi:

Nợ TK 1561 – Giá mua hàng hóa: Trị giá hàng thiếu bên bán đã giao bổ sung

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.

+ Nếu thiếu được xác định do bên bán gửi thiếu nhưng bên bán không còn hàng để giao bổ sung, bên bán căn cứ vào biên bản kiểm nhận vật tư, hàng hóa, tiến hành lập hóa đơn GTGT điều chỉnh giảm cho hóa đơn GTGT về số hàng thiếu đã lập để giao cho người mua. Kế toán căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh giảm ghi:

Nợ các TK 111, 112, 331… (số tiền được hoàn trả hoặc ghi giảm công nợ tương ứng với số hàng thiếu)

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu chưa có thuế GTGT)

Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (số thuế GTGT giảm tương ứng).

+ Nếu Hàng hóa thiếu do cá nhân làm mất phải bồi thường, ghi:

Nợ các TK 1388, 111 (trị giá hàng thiếu cá nhân phải bồi thường)

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (trị giá hàng thiếu cá nhân bồi thường không đủ)

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu đã xử lý – chưa có thuế GTGT)

Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (số thuế GTGT giảm tương ứng).

+ Nếu Hàng hóa thiếu không xác định được nguyên nhân hoặc do nguyên nhân khách quan bất khả kháng thì trị giá Hàng hóa thiếu sẽ được ghi tăng giá vốn hàng bán, ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (trị giá hàng thiếu)

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu đã xử lý- chưa có thuế GTGT)

Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (số thuế GTGT giảm tương ứng).

1.2. Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

Trị giá Hàng hóa nhập kho và trị giá Hàng hóa thiếu ghi nhận ở tài khoản 1381 là giá đã có thuế GTGT (theo tổng giá thanh toán). Khi xử lý, kế toán sẽ căn cứ vào quyết định để ghi số cho phù hợp (tương tự trường hợp 1.1).

2. Nếu doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC.

2.1. Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ.

– Khi mua ngoài nhập kho phát hiện thiếu so với hóa đơn, kế toán làm thủ tục nhập kho theo giá trị thực tế. Số hàng thiếu sẽ phải lập biên bản chờ xử lý, đồng thời kế toán sử dụng tài khoản 138(1381) – Tài sản thiếu chờ xử lý, để theo dõi giá trị hàng thiếu, ghi:

Nợ TK 156 – Hàng hóa (trị giá thực tế của hàng nhập kho chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu chưa rõ nguyên nhân, chưa có thuế)

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (theo hóa đơn )

Có các TK 111, 112, 331, …(theo hóa đơn).

– Khi nhận được quyết định xử lý số Hàng hóa thiếu, tùy theo từng tình huống cụ thể, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ như sau:

+ Nếu thiếu do hao hụt tự nhiên trong định mức, ghi:

Nợ TK 156 – Hàng hóa: Trị giá hàng thiếu do hao hụt tự nhiên trong định mức

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.

+ Nếu thiếu được xác định do bên bán gửi thiếu và bên bán đã giao bổ sung đủ số Hàng hóa thiếu, ghi:

Nợ TK 156 – Hàng hóa: Trị giá hàng thiếu bên bán đã giao bổ sung

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý.

+ Nếu thiếu được xác định do bên bán gửi thiếu nhưng bên bán không còn hàng để giao bổ sung, bên bán căn cứ vào biên bản kiểm nhận vật tư, hàng hóa, tiến hành lập hóa đơn GTGT điều chỉnh giảm cho hóa đơn GTGT về số hàng thiếu đã lập để giao cho người mua. Kế toán căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh giảm ghi:

Nợ các TK 111, 112, 331… (số tiền được hoàn trả hoặc ghi giảm công nợ tương ứng với số hàng thiếu)

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu chưa có thuế GTGT)

Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (số thuế GTGT giảm tương ứng).

+ Nếu Hàng hóa thiếu do cá nhân làm mất phải bồi thường, ghi:

Nợ các TK 1388, 111 (trị giá hàng thiếu cá nhân phải bồi thường)

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (trị giá hàng thiếu cá nhân bồi thường không đủ)

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu đã xử lý – chưa có thuế GTGT)

Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (số thuế GTGT giảm tương ứng).

+ Nếu Hàng hóa thiếu không xác định được nguyên nhân hoặc do nguyên nhân khách quan bất khả kháng thì trị giá Hàng hóa thiếu sẽ được ghi tăng giá vốn hàng bán, ghi:

Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (trị giá hàng thiếu)

Có TK 1381 – Tài sản thiếu chờ xử lý (trị giá hàng thiếu đã xử lý- chưa có thuế GTGT)

Có TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (số thuế GTGT giảm tương ứng).

2.2. Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

Trị giá Hàng hóa nhập kho và trị giá Hàng hóa thiếu ghi nhận ở tài khoản 1381 là giá đã có thuế GTGT (theo tổng giá thanh toán). Khi xử lý, kế toán sẽ căn cứ vào quyết định để ghi số cho phù hợp (tương tự trường hợp 2.1).