Cách hạch toán tài khoản 141 – Tạm ứng theo thông tư 133

Tạm ứng là việc cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp ứng trước một khoản tiền hoặc vật tư để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc đã được phê duyệt.

Để theo dõi các khoản tạm ứng, kế toán sử dụng Tài khoản 141 – Tạm ứng.

THÔNG TIN MỚI NHẤT:

>> Khóa học kế toán thực hành – Giảm 50% Học phí

Mời các bạn theo dõi bài hướng dẫn sau của KẾ TOÁN HÀ NỘI về cách hạch toán Tài khoản 141 – Tạm ứng theo thông tư số 133/2016/TT-BTC ban hành ngày 26/08/2016 hướng dẫn Chế độ kế toán cho doanh nghiệp nhỏ và vừa (thay thế Chế độ kế toán theo Quyết định 48/2006/QĐ-BTC và Thông tư 138/2011/TT-BTC) có hiệu lực áp dụng cho năm tài chính bắt đầu hoặc sau ngày 1/1/2017.

I. NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CỦA TÀI KHOẢN 141 – TẠM ỨNG

Tại điều 21 thông tư 133/2016/TT-BTC khi hạch toán tài khoản 141 – Tạm ứng phải tuân thủ một số nguyên tắc kế toán sau:

“a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tạm ứng của doanh nghiệp cho người lao động trong doanh nghiệp và tình hình thanh toán các khoản tạm ứng đó. 

b) Khoản tạm ứng là một khoản tiền hoặc vật tư do doanh nghiệp giao cho người nhận tạm ứng để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh hoặc giải quyết một công việc nào đó được phê duyệt. Người nhận tạm ứng phải là người lao động làm việc tại doanh nghiệp. Đối với người nhận tạm ứng thường xuyên (thuộc các bộ phận cung ứng vật tư, quản trị, hành chính) phải được Giám đốc (Tổng giám đốc) chỉ định bằng văn bản.

 c) Người nhận tạm ứng (có tư cách cá nhân hay tập thể) phải chịu trách nhiệm với doanh nghiệp về số đã nhận tạm ứng và chỉ được sử dụng tạm ứng theo đúng mục đích và nội dung công việc đã được phê duyệt. Nếu số tiền nhận tạm ứng không sử dụng hoặc không sử dụng hết phải nộp lại quỹ. Người nhận tạm ứng không được chuyển số tiền tạm ứng cho người khác sử dụng.

Khi hoàn thành, kết thúc công việc được giao, người nhận tạm ứng phải lập bảng thanh toán tạm ứng (kèm theo chứng từ gốc) để thanh toán toàn bộ, dứt điểm (theo từng lần, từng khoản) số tạm ứng đã nhận, số tạm ứng đã sử dụng và khoản chênh lệch giữa số đã nhận tạm ứng với số đã sử dụng (nếu có). Khoản tạm ứng sử dụng không hết nếu không nộp lại quỹ thì phải tính trừ vào lương của người nhận tạm ứng. Trường hợp chi quá số nhận tạm ứng thì doanh nghiệp sẽ chi bổ sung số còn thiếu.

 d) Phải thanh toán dứt điểm khoản tạm ứng kỳ trước mới được nhận tạm ứng kỳ sau. Kế toán phải mở sổ kế toán chi tiết theo dõi cho từng người nhận tạm ứng và ghi chép đầy đủ tình hình nhận, thanh toán tạm ứng theo từng lần tạm ứng.”

II. KẾT CẤU VÀ NỘI DUNG PHẢN ÁNH CỦA TÀI KHOẢN 141 – TẠM ỨNG

Bên Nợ:

Các khoản tiền, vật tư đã tạm ứng cho người lao động của doanh nghiệp.

Bên Có:

– Các khoản tạm ứng đã được thanh toán;

– Số tiền tạm ứng dùng không hết nhập lại quỹ hoặc tính trừ vào lương;

– Các khoản vật tư sử dụng không hết nhập lại kho.

Số dư bên Nợ:

Số tạm ứng chưa thanh toán.

III. PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN MỘT SỐ GIAO DỊCH KINH TẾ CHỦ YẾU CỦA TÀI KHOẢN 141 – TẠM ỨNG

Căn cứ vào nguyên tắc kế toán tài khoản 141 và các tài khoản liên quan; căn cứ vào kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 141 và các tài khoản liên quan, KẾ TOÁN HÀ NỘI xin hướng dẫn kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu sau:

3.1. Khi tạm ứng tiền hoặc vật tư cho người lao động trong doanh nghiệp, ghi:

Nợ TK 141 – Tạm ứng (chi tiết đối tượng)

Có TK 111 – Tiền mặt

Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng

Có TK 152 –  Nguyên liệu, vật liệu…

3.2.  Khi thực hiện xong công việc được giao, người nhận tạm ứng lập Bảng thanh toán tạm ứng kèm theo các chứng từ gốc đã được ký duyệt để quyết toán khoản tạm ứng, ghi

Nợ các TK 151, 152,153, 156, 211, 241, 331,…

Nợ các TK 154, 642…

Nợ TK  133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 141 – Tạm ứng (chi tiết đối tượng).

3.3. Các khoản tạm ứng chi (hoặc sử dụng) không hết, phải nhập lại quỹ, nhập lại kho hoặc trừ vào lương của người nhận tạm ứng, ghi:

Nợ TK 111 – Tiền mặt (trả lại bằng mặt)

Nợ TK 152- Nguyên liệu, vật liệu (nhập lại kho)

Nợ TK 334 – Phải trả người lao động (trừ vào lương)

Có TK 141 – Tạm ứng (chi tiết đối tượng).

3.4. Trường hợp số thực chi đã được duyệt lớn hơn số đã nhận tạm ứng, kế toán lập phiếu chi để thanh toán thêm cho người nhận tạm ứng, ghi:

Nợ các TK 152,153, 156, 211, 241, 331,…

Nợ các TK 154, 642…

Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 111 – Tiền mặt.