Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không?

Tin tức kế toán Nhận tiền đặt cọc có phải xuất hóa đơn không? Cách hạch toán nhận tiền đặt cọc, hạch toán tiền đặt cọc như thế nào? Nếu mất tiền đặt cọc do vi phạm hợp đồng có được đưa vào chi phí hợp lý không. Tất cả những nội dung trên Tin tức kế toán xin được chia sẻ cùng các bạn.

Trước tiên cần phải phân biệt khoản tiền ĐẶT CỌC để đảm bảo thực hiện hợp đồng và khoản TRẢ TRƯỚC cho người bán.
– Nếu là khoản TRẢ TRƯỚC thì các bạn phải Hạch toán qua Công nợ (131, 331)
VD: DN thuê nhà làm văn phòng: Chi phí thuê là 15tr/tháng, và Chủ nhà yêu cầu phải đặt cọc tiền thuê nhà là 15tr (Khi nào kết thúc hợp đồng sẽ trả lại, hoặc 1 năm sau trả …)

Các bài viết liên quan:
>> Mất hóa đơn không bị phạt tiền – Cách xử lý thông minh nhất
>> Phạt lập hóa đơn không thống nhất giữa các liên
>> Thế nào là hóa đơn hợp lý, hợp pháp hợp lệ?
>> Hóa đơn điện tử có cần phải ký và đóng dấu không?

1. Nhận tiền đặt cọc có phải lập hóa đơn không?

Theo hướng dẫn tại Công văn 13675/BTC-CST ngày 14/10/2013 của Bộ tài chính gửi Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam:

“Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ: kế toán, kiểm toán, tư vấn tài chính, thuế; thẩm định giá; khảo sát, thiết kế kỹ thuật; tư vấn giám sát; lập dự án đầu tư xây dựng; nhận tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng (tại thời điểm nhận tiền chưa cung cấp dịch vụ, chưa thực hiện hợp đồng) thì tổ chức cung ứng dịch vụ không phải xuất hóa đơn GTGT đối với khoản tiền đặt cọc hoặc tạm ứng để bảo đảm thực hiện hợp đồng này.
Bộ Tài chính trả lời Hội Kiểm toán viên hành nghề Việt Nam biết để hướng dẫn các hội viên, các doanh nghiệp biết để thực hiện.”

Như vậy: Nhận tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng thì KHÔNG phải lập hóa đơn.

2. Tiền đặt cọc bị mất do vi phạm hợp đồng có được đưa vào chi phí không?

Theo quy định tại khoản 1 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC

“Doanh nghiệp được trừ mọi khoản chi nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau:
a) Khoản chi thực tế phát sinh liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp.
b) Khoản chi có đủ hoá đơn, chứng từ hợp pháp theo quy định của pháp luật.
c) Khoản chi nếu có hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ từng lần có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (giá đã bao gồm thuế GTGT) khi thanh toán phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.”

Theo quy định tại khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC

 Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm: vi phạm luật giao thông, vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh, vi phạm chế độ kế toán thống kê, vi phạm pháp luật về thuế bao gồm cả tiền chậm nộp thuế theo quy định của Luật Quản lý thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác theo quy định của pháp luật.”
=> Không hề nói đến việc Khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế.

Như vậy: Khoản tiền đặt cọc bị mất do vi phạm hợp đồng kinh tế => Đây là 1 khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế nên được đưa vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
DN cần chuẩn bị hồ sơ bao gồm: Hợp đồng mua bán (Trên hợp đồng phải thể hiện rõ đây là khoản tiền đặt cọc để đảm bảo thực hiện hợp đồng và trường hợp nào thì sẽ bị mất khoản này), Chứng từ thanh toán, các hồ sơ khác (nếu có)

3. Cách hạch toán tiền đặt cọc:

a. BÊN ĐẶT TIỀN ĐẶT CỌC:

– Khi đặt tiền đặt cọc:
Nợ TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)
Nợ TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)
Có TK 111, 112

– Khi nhận lại tiền đặt cọc
Nợ TK 111, 112
Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)
Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)

– Trường hợp DN k01

– Trường hợp sử dụng khoản tiền đặt cọc để thanh toán cho người bán:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 244 (Nếu theo Thông tư 200)
Có TK 1386 (Nếu theo Thông tư 133)

b. BÊN NHẬN TIỀN ĐẶT CỌC:

– Khi nhận tiền đặt cọc:
Nợ TK 111, 112
Có TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
Có TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)

– Khi trả lại tiền đặt cọc:
Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
Có TK 111, 112.

– Trường hợp DN đặt tiền đặt cọc vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết, bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế. Khi nhận được khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết: Nếu khấu trừ vào tiền nhận đặt cọc:
Nợ TK 344 (Nếu theo Thông tư 200)
Nợ TK 3386 (Nếu theo Thông tư 133)
Có TK 711 – Thu nhập khác.