Hướng dẫn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn

Tin tức kế toán: Hướng dẫn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn mới nhất 2018.  Các quy định về báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn như kỳ kê khai. Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn là khi nào? Cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên phần mềm HTKK.

Hướng dẫn cách lập Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn được quy định tại.

Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014.

Và được sửa đổi, bổ sung bởi khoản 4, Điều 5, Thông tư 119/2014/TT-BTC ngoài ra còn được hướng dẫn bởi công văn 1839/TCT-CS năm 2014.

 I. Quy định về kỳ lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn.

 * Đối tượng nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn THEO THÁNG.

Theo quy định mới tại Khoản 4, Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC.

(Sửa đổi, bổ sung khổ 2 Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC) thì:

Đối tượng nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo tháng là những DN sử dụng hoá đơn tự in, đặt in có hành vi vi phạm không được sử dụng hóa đơn tự in, đặt in, doanh nghiệp thuộc loại rủi ro cao về thuế thuộc diện mua hóa đơn của cơ quan thuế theo hướng dẫn tại Điều 11 Thông tư  39/2014/TT-BTC.

(Về “Đối tượng phải mua hoá đơn phải mua hoá đơn của Cơ quan thuế).

Trước đây, theo Điều 27 Thông tư 39/2014/TT-BTC thì Doanh nghiệp mới thành lập cũng phải gửi Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo tháng. Nhưng kể từ ngày 01/09/2014 thì quy định này đã được bãi bỏ.

Các bạn xem thêm.

>> Các trường hợp phải mua hoá đơn của Cơ quan thuế.

* Đối tượng nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn THEO QUÝ.

Ngoại trừ các trường hợp nộp báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo tháng nêu ở trên, thì hàng quý, tổ chức, hộ, cá nhân bán hàng hóa, dịch vụ phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

LƯU Ý: Trường hợp trong kỳ không sử dụng hoá đơn thì vẫn phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn cho Cơ quan thuế trực tiếp và tại Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn ghi số lượng hóa đơn sử dụng bằng không (=0).

 * Thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn là khi nào?

 – Quy định về thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo quý như sau:

   +  Quý I: nộp chậm nhất là ngày 30/4.

   +  Quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7.

   +  Quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10.

   +  Quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau.

 – Quy định về thời hạn nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo tháng như sau:

   + Chậm nhất là ngày 20 của tháng tiếp theo DN phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo tháng.

  + Việc nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng được thực hiện trong thời gian 12 tháng kể từ ngày thành lập hoặc kể từ ngày chuyển sang diện mua hóa đơn của cơ quan thuế.

=> Hết thời hạn 12 tháng, cơ quan thuế kiểm tra việc báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn và tình hình kê khai, nộp thuế để thông báo doanh nghiệp chuyển sang Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo quý. Nếu chưa có thông báo của cơ quan thuế, DN tiếp tục báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo tháng.

  + Đối với DN khi chia, tách, sáp nhập, giải thể, phá sản, chuyển đổi sở hữu; giao, bán, khoán, cho thuê doanh nghiệp nhà nước.

=> Phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế.

  + Đối vói DN chuyển địa điểm kinh doanh đến địa bàn khác địa bàn cơ quan thuế đang quản lý trực tiếp.

=> phải nộp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn với cơ quan thuế nơi chuyển đi.

LƯU Ý: Hóa đơn thu cước dịch vụ viễn thông, hóa đơn tiền điện, hóa đơn tiền nước, hóa đơn thu phí dịch vụ của các ngân hàng, vé vận tải hành khách của các đơn vị vận tải, các loại tem, vé, thẻ và một số trường hợp khác theo hướng dẫn của Bộ Tài chính….Không phải báo cáo đến từng số hóa đơn mà báo cáo theo số lượng (Theo mẫu BC26/AC)

Các bạn xem thêm:

 >> Nộp chậm báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn có bị phạt không?

II. Hướng dẫn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn trên phần mềm HTKK.

Sau đây Tin tức kế toán xin hướng dẫn cách lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (Mẫu BC26/AC).

Bước 1.

Mở phần mềm HTKK phiên bản mới nhất (Hiện nay là 3.8.5). => “Hoá đơn”. => “Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn (BC26/AC)”. => Click chọn loại tờ khai theo quý.

(Như đã nói ở trên nếu DN các bạn thuộc một trong các lĩnh vực viễn thông, điện nước, ngân hàng, vận tải… thì sử dụng mẫu “Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn theo số lượng (BC26/AC)

Sau đó màn hình sẽ hiện ra giao diện như sau.

 

Hướng dẫn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn – Năm 2018.

Sau đây chúng ta cần tìm hiểu tổng thể về cấu trúc của bảng báo cáo này nhé!

Bước 2. Lập Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn.

* PHẦN 1: Các thông tin chung về hóa đơn, Các cột từ (1) đến (4).

Các cột “Mã loại hóa đơn”, “Tên loại hóa đơn”, “Ký hiệu mẫu hóa đơn” , “ký hiệu hóa đơn”.

Đây là các thông tin sẵn có trên hóa đơn của DN, các bạn lấy hóa đơn của DN mình và điền các thông tin tương ứng vào các cột nhé.

Ví dụ: Đối với hoá đơn này ta điền các thông tin lần lượt như sau:

 1. “Mã loại hoá đơn”: 01GTKT (Các bạn kích vào dấu mũi tên trong ô để lựa chọn.)

 2. “Tên loại hoá đơn” và “Ký hiệu mẫu hoá đơn”.

Khi các bạn chọn mã loại hoá đơn thì thông tin ở cột “Tên loại hóa đơn” sẽ tự động nhảy và chúng ta cần điền thông tin vào “Ký hiệu mẫu hóa đơn”.

Cụ thể ở trường hợp này ta có thông tin như sau:

Cột 2 – Tên loại hoá đơn: Hoá đơn giá trị gia tăng.

Cột 3 – Ký hiệu mẫu hoá đơn: 01GTKT3/001.

 3. Cột “Ký hiệu hoá đơn”: TC/18P.

* PHẦN 2:  “Số tồn đầu kỳ, mua/phát hành trong kỳ”.

Trường hợp 1: Khi Doanh nghiệp mới thành lập và lần đầu tiên sử dụng hoá đơn.

Thì số liệu phần “Số tồn đầu kỳ” ở cột (6) và cột (7) các bạn sẽ để trống.

Cột (5): Phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu: chính là số lượng hoá đơn mua hoặc phát hành trong kỳ.

Lưu ý: Dữ liệu ở cột (6) và cột (7) là ghi đích danh số hoá đơn (ví dụ: 0000125) chứ không phải số lượng. Do đó nếu là lần đầu DN sử dụng hoá đơn thì chỉ tiêu này các bạn sẽ để trống chứ không ghi số 0 vào.

(Nếu ghi từ số 0 đến số 0 thì phần mềm cũng sẽ tính là 1 hoá đơn khi đó sẽ dẫn đến sai số liệu).

 Cột (8) và cột (9): Ghi số liệu hoá đơn mua/phát hành trong kỳ.

Ví dụ: Quý I/2018 công ty đi vào hoạt động và lần đầu phát hành 500 số hoá đơn từ số 0000001 đến số 0000500 thì số liệu ở cột (8) là 0000001 và ở cột (9) là 0000500, khi đó cột (5) sẽ tự động nhảy số liệu là 500.

Trường hợp 2: Đây không phải là lần đầu Báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn.

 – Các cột (5), (6), (7): phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu từ kỳ trước. 

Trường hợp các bạn cài lại phần mềm thì lấy số liệu cuối kỳ trước điền vào.

 – Cột (8) và cột (9): Nếu trong kỳ có phát hành hoặc mua hoá đơn mới thì điền vào tương tự như trường hợp 1.

Lưu ý.

  + Nếu hóa đơn phát hành mới trong kỳ không có cùng thông tin về mẫu, ký hiệu thì chúng ta sẽ phải bấm F5 để thêm dòng và kê vào dòng dưới nhé!

  + Nếu hóa đơn phát hành mới trong kỳ có cùng mẫu, ký hiệu và số hóa đơn nối tiếp với số còn tồn cuối cùng thì sẽ ghi trên cùng 1 dòng.

* PHẦN 3: SỐ SỬ DỤNG, XÓA BỎ, MẤT, HỦY TRONG KỲ.

 Nhằm hiểu đúng bản chất để làm đúng Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn. Trước tiên chúng ta cần phải nắm được như thế nào là xóa bỏ, hủy, và mất hóa đơn.

Các bạn xem thêm ở bài viết.

>> Cách phân biệt hoá đơn xoá bỏ và huỷ mới nhất 2018.

 – Ở trong phần “Tổng số sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy” cột (10), (11), (12) phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu.

 – Ở phần tiếp theo là chi tiết của số lượng và số hóa đơn đã sử dụng, xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ từ cột (13) đến cột (19).

 + Cột (13) – “Số lượng đã sử dụng”: Nhập SỐ LƯỢNG hoá đơn đã sử dụng trong kỳ KHÔNG BAO GỒM hoá đơn xoá bỏ, mất, huỷ.

 + Các cột SỐ LƯỢNG của hóa đơn xóa bỏ, mất, hủy ở cột (14), (16), (18) sẽ tự nhảy số liệu khi chúng ta điền SỐ HÓA ĐƠN xóa bỏ, mất, hủy trong kỳ ở các ô (15), (17), (19) và

Cột (12) = (13) + (14) + (16)+ (18) <  Cột (5) (Tức là: Tổng số hoá đơn sử dụng, mất, huỷ, xoá bỏ không được lớn hơn tổng số tồn đầu kỳ và số mua/phát hành hoá đơn)

Lưu ý:  Nếu những hoá đơn bị xoá bỏ, mất, huỷ liên tiếp nhau thì điền dưới dạng khoảng và sử dụng dấu “-“ để phân cách số hóa đơn đầu tiên và số hóa đơn cuối cùng.

Ví dụ 1:

Trong kỳ DN bị mất 04 hoá đơn có số liên tiếp nhau là 0000060, 0000061, 0000062, 0000063 thì ở cột 17 các bạn điền như sau: 0000060-0000063. Khi đó ở cột (16) sẽ tự động nhảy số lượng là 4.

 – Nếu những hoá đơn xoá bỏ, mất, huỷ, không liên tiếp nhau thì các bạn phải sử dụng dấu “;” để phân cách giữa các mã số.

Ví dụ 2:

Trong kỳ DN bị huỷ 3 hoá đơn có mã số là 0000012, 0000019, 0000021 thì ở cột [19] các bạn điền như sau: 0000012;0000019;0000021. Khi đó ở Cột (18) sẽ tự động nhảy số lượng hóa đơn bị hủy là 3.

 – Nếu những hoá đơn xoá bỏ, mất, huỷ vừa liên tiếp và có những hoá đơn không liên tục thì có thể sử dụng được đồng thời hai cách trên.

Ví dụ 3:

Trong kỳ DN bị mất 8 hoá đơn. Trong đó 6 hoá đơn từ 0000015 đến 0000020 và 2 hoá đơn 0000031, 0000060.

Thì ta điền vào cột 17 như sau: 0000015-0000020;00000312;0000060. Khi đó Cột số (16) tự động nhảy số lượng hóa đơn bị mất là 8.

* PHẦN 4: TỒN CUỐI KỲ.

Phần này bao gồm ba cột [20], [21], [22].

Phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu cho các bạn. Nếu các phần trước điền đúng thì kết quả tồn cuối kỳ sẽ đúng theo thực tế của bạn.

Sau khi khai báo xong các bạn điền các thông tin như người lập biểu, nguời đại diện theo pháp luật, ngày lập báo cáo sau đó nhấn nút “Ghi”.

Nếu có lỗi phần mềm sẽ báo cho bạn biết.

 

Những ô sai sẽ hiện màu đỏ, bạn trỏ chuột vào ô vuông nhỏ phía bên trên cùng bên phải của ô để xem lỗi.

 

 Ở trong trường hợp này phần mềm báo đỏ ở các cột 13, 15, 17 do vì [13]+[14]+[16]+[18] > [5].

(Tức là: Tổng số hoá đơn sử dụng, mất, huỷ, xoá bỏ lớn hơn tổng số tồn đầu kỳ và số mua/phát hành hoá đơn)

Các bạn sửa lỗi sau đó ấn nút ghi, phần mềm báo ghi thành công thì các bạn kết xuất dưới dạng XML  rồi nộp cho cơ quan thuế.

VÍ DỤ.

Quý 2/2018, Công ty Kế Toán Hà Nội làm báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn có số liệu như sau:

 – Tồn đầu kỳ.

   +  Mẫu số 01GTKT3/001, ký hiệu hoá đơn TC/18P.

   +  Tổng số hóa đơn chưa sử dụng là 100, từ số 0000401 đến số 0000500.

 – Số liệu hoá đơn sử dụng trong quý như sau:

  +  Hoá đơn sử dụng: 50 số.

  +  Có 03 hoá đơn 0000410, 0000411, 0000412 kế toán viết bị sai và chưa xé khỏi cuống. Và 2 hoá đơn viết sai là 00413; 0000414 đã xé khỏi cuống và giao cho khách hàng. Tuy nhiên đã lập biên bản thu hồi và xuất hoá đơn thay thế .

  +  Có 2 hoá đơn bị mất: 0000425; 0000427 và đã làm thông báo mất hoá đơn cho cơ quan thuế.

 – Trong kỳ không phát hành hoá đơn mới.

Chúng ta sẽ tiến hành kê khai như sau:

Tồn đầu kỳ: phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu như sau.

Số sử dụng, xoá bỏ, mất huỷ trong kỳ.

Ta thấy các cột  (10), (11), (12) sẽ tự động cập nhật số liệu.

 – Số lượng hoá đơn đã sử dụng ta điền vào cột (13) là 50.

 – Số hoá đơn xoá bỏ điền vào cột (15).

Do các hoá đơn này là liên tiếp nhau nên chúng ta có thể dùng ký hiệu gạch ngang để nối số đầu tiền và số cuối cùng. 

 – Số lượng hoá đơn bị mất trong kỳ.

Chúng ta sẽ điền hai hoá đơn này vào và phân cách bằng dấu  chấm phẩy “;”.

 – Các cột (14), (16), (18) sẽ tự động cập nhật.

Ta có thể thấy: Tổng số lượng sử dụng xoá bỏ, mất, huỷ ở cột (12) = (14)+(16)+(18) = 57 hoá đơn.

Tồn cuối kỳ.

 – Phần tồn cuối kỳ này chúng ta sẽ không cần phải làm gì cả. Phần mềm sẽ hoàn toàn tự động cập nhật số liệu.

 – Sau khi điền đầy đủ thông tin vào phần mềm các bạn kiểm tra một lần nữa. Đồng thời so với quyển hoá đơn thực tế đã đúng chưa. Nếu đúng các bạn điền thông tin người lập biểu, đại diện theo pháp luật  và ngày lập báo cáo.

Sau đó nhấn nút “Ghi” để hoàn thành việc lập báo cáo. Nếu phần mềm báo lỗi thì tiến hành kiểm tra lại, nếu phần mềm báo thàh công thì bấm nút “Kết xuất” dạng excel để lưu và “Kết xuất XML” để nộp cho cơ quan thuế đúng theo thời hạn quy định ở trên.

LƯU Ý: Trường hợp trong kỳ có phát hành hoá đơn mới.

Trường hợp 1: Cũng với dụ ở trên nhưng trong kỳ chúng ta phát hành thêm hoá đơn Mẫu số 01GTKT3/001, ký hiệu hoá đơn TC/18P từ số 0000501 đến số 0000600.

Thì chúng ta sẽ lập báo cáo như sau.

Chúng ta sẽ nhập thêm số hoá đơn phát hành ở cột (8) và cột (9), khi đó tổng số hoá đơn tồn đầu kỳ là 200 hoá đơn.

Và ta được số liệu tồn cuối kỳ như sau.

 

Trường hợp 2: Cũng với dụ ở trên nhưng trong kỳ chúng ta phát hành thêm hoá đơn Mẫu số 01GTKT3/002, ký hiệu hoá đơn HN/18P từ số 0000001 đến số 0000500 thì chúng ta sẽ cần phải nhấn phím F5 để thêm dòng và lập báo cáo.

Nhấn F5 khai báo thông tin hoá đơn phát hành như sau:

Ta thấy tổng số hoá đơn sẽ là 600. Trong đó bao gồm 100 hoá đơn còn tồn kỳ trước chuyển sang và 500 hoá đơn mới phát hành trong kỳ.

Và số tồn cuối kỳ như sau.

Số tồn cuối kỳ là 543 hoá đơn bao gồm 43 hoá đơn cũ chưa sử dụng hết và 500 hoá đơn mới phát hành trong kỳ.

Các bạn đang xem bài viết “Hướng dẫn cách lập báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn” mới nhất năm 2018. Hi vọng Tin tức kế toán đã giúp các bạn nắm rõ được cách để lập đúng báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn.

 

Mời các bạn xem thêm.

>> Hướng dẫn cách lập tờ khai thuế GTGT hàng tháng, hàng quý.

>> Cách kê khai bổ sung, điều chỉnh thuế GTGT như thế nào.