Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả của doanh nghiệp cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người bán tài sản cố định, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính theo hợp đồng kinh tế đã ký kết. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh tình hình thanh toán về các khoản nợ phải trả cho người nhận thầu xây lắp chính, phụ. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ mua trả tiền ngay.
THÔNG TIN MỚI NHẤT:
>> Khóa học kế toán thực hành – Giảm 50% Học phí
Xem thêm:
>> Hệ thống tài khoản kế toán – Theo Thông tư 200
Mời các bạn theo dõi bài hướng dẫn sau của KẾ TOÁN HÀ NỘI về cách hạch toán Tài khoản 331 – Phải trả cho người bán theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế toán cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế (thay thế chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC) có hiệu lực từ ngày 1/1/2015.
I. NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CỦA TÀI KHOẢN 331 – PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN
Tại điều 51 thông tư 200/2014/TT-BTC khi hạch toán tài khoản 331 – Phải trả cho người bán phải tuân thủ một số nguyên tắc kế toán sau:
“b) Nợ phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng phải trả. Trong chi tiết từng đối tượng phải trả, tài khoản này phản ánh cả số tiền đã ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được sản phẩm, hàng hoá, dịch vụ, khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao.
c) Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải trả cho người bán theo từng loại nguyên tệ. Đối với các khoản phải trả bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc:
– Khi phát sinh các khoản nợ phải trả cho người bán (bên có tài khoản 331) bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi thường xuyên có giao dịch). Riêng trường hợp ứng trước cho nhà thầu hoặc người bán, khi đủ điều kiện ghi nhận tài sản hoặc chi phí thì bên Có tài khoản 331 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã ứng trước.
– Khi thanh toán nợ phải trả cho người bán (bên Nợ tài khoản 331) bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng chủ nợ (Trường hợp chủ nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định trên cơ sở bình quân gia quyền di động các giao dịch của chủ nợ đó). Riêng trường hợp phát sinh giao dịch ứng trước tiền cho nhà thầu hoặc người bán thì bên Nợ tài khoản 331 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá bán của ngân hàng nơi thường xuyên có giao dịch) tại thời điểm ứng trước;
– Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải trả cho người bán là tỷ giá bán ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn.
d) Bên giao nhập khẩu ủy thác ghi nhận trên tài khoản này số tiền phải trả người bán về hàng nhập khẩu thông qua bên nhận nhập khẩu ủy thác như khoản phải trả người bán thông thường.
đ) Những vật tư, hàng hóa, dịch vụ đã nhận, nhập kho nhưng đến cuối tháng vẫn chưa có hóa đơn thì sử dụng giá tạm tính để ghi sổ và phải điều chỉnh về giá thực tế khi nhận được hóa đơn hoặc thông báo giá chính thức của người bán.
e) Khi hạch toán chi tiết các khoản này, kế toán phải hạch toán rõ ràng, rành mạch các khoản chiết khấu thanh toán, chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán của người bán, người cung cấp nếu chưa được phản ánh trong hóa đơn mua hàng.”
II. KẾT CẤU VÀ NỘI DUNG PHẢN ÁNH CỦA TÀI KHOẢN 331 – PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN
Bên Nợ:
– Số tiền đã trả cho người bán vật tư, hàng hóa, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp;
– Số tiền ứng trước cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp nhưng chưa nhận được vật tư, hàng hóa, dịch vụ, khối lượng sản phẩm xây lắp hoàn thành bàn giao;
– Số tiền người bán chấp thuận giảm giá hàng hóa hoặc dịch vụ đã giao theo hợp đồng;
– Chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại được người bán chấp thuận cho doanh nghiệp giảm trừ vào khoản nợ phải trả cho người bán;
– Giá trị vật tư, hàng hóa thiếu hụt, kém phẩm chất khi kiểm nhận và trả lại người bán.
– Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam).
Bên Có:
– Số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ và người nhận thầu xây lắp;
– Điều chỉnh số chênh lệch giữa giá tạm tính nhỏ hơn giá thực tế của số vật tư, hàng hoá, dịch vụ đã nhận, khi có hoá đơn hoặc thông báo giá chính thức;
– Đánh giá lại các khoản phải trả cho người bán bằng ngoại tệ (trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam).
Số dư bên Có: Số tiền còn phải trả cho người bán, người cung cấp, người nhận thầu xây lắp.
Tài khoản này có thể có số dư bên Nợ. Số dư bên Nợ (nếu có) phản ánh số tiền đã ứng trước cho người bán hoặc số tiền đã trả nhiều hơn số phải trả cho người bán theo chi tiết của từng đối tượng cụ thể. Khi lập Bảng Cân đối kế toán, phải lấy số dư chi tiết của từng đối tượng phản ánh ở tài khoản này để ghi 2 chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.
III. PHƯƠNG PHÁP KẾ TOÁN MỘT SỐ GIAO DỊCH KINH TẾ CHỦ YẾU CỦA TÀI KHOẢN 331 – PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN
Căn cứ vào nguyên tắc kế toán tài khoản 331 và các tài khoản liên quan; căn cứ vào kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 331 và các tài khoản liên quan, KẾ TOÁN HÀ NỘI xin hướng dẫn kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu sau:
3.1. Ghi nhận tổng số tiền mua hàng chưa thanh toán (mua chịu):
Khi mua chịu vật tư, hàng hóa, về nhập kho hoặc mua chịu tài sản cố định, bất động sản đầu tư, căn cứ vào trị giá hàng mua, kế toán phản ánh tổng giá trị phải thanh toán như sau:
3.1.1. Trường hợp mua trong nội địa:
– Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 151, 152, 153, 156, 157(giá mua chưa có thuế GTGT) (hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên)
Nợ TK 611 – Mua hàng (giá mua chưa có thuế GTGT) (hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
Nợ các TK 211, 213 (giá mua chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
– Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, ghi:
Nợ các TK 151, 152, 153, 156, 157(giá mua bao gồm cả thuế GTGT) (hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên)
Nợ TK 611 – Mua hàng (giá mua bao gồm cả thuế GTGT) (hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
Nợ các TK 211, 213 (giá mua bao gồm cả thuế GTGT)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
3.1.2. Trường hợp nhập khẩu:
– Nếu thuế GTGT phải nộp ở khâu nhập khẩu không được khấu trừ, giá trị hàng nhập khẩu bao gồm: Thuế TTĐB, thuế NK, thuế BVMT (nếu có) và thuế GTGT hàng nhập khẩu, ghi:
Nợ các TK 151, 152, 153, 156, 157 (hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên)
Nợ TK 611 – Mua hàng (hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
Nợ các TK 211, 213
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312)
Có TK 3332 – Thuế TTĐB (nếu có)
Có TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)
Có TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường (nếu có).
– Nếu thuế GTGT phải nộp ở khâu nhập khẩu được khấu trừ, giá trị hàng nhập khẩu bao gồm: Thuế TTĐB, thuế NK, thuế BVMT (nếu có), ghi:
Nợ các TK 151, 152, 153, 156, 157 (hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên)
Nợ TK 611 – Mua hàng (hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ)
Nợ các TK 211, 213
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331, 1332) (thuế GTGT được khấu trừ của hàng nhập khẩu)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (33312)
Có TK 3332 – Thuế TTĐB (nếu có)
Có TK 3333 – Thuế xuất nhập khẩu (chi tiết thuế nhập khẩu, nếu có)
Có TK 33381 – Thuế bảo vệ môi trường (nếu có).
3.2. Trường hợp đơn vị có thực hiện đầu tư XDCB theo phương thức giao thầu:
Trong trường hợp này, khi nhận khối lượng xây lắp hoàn thành bàn giao của bên nhận thầu xây lắp, căn cứ hợp đồng giao thầu và biên bản bàn giao khối lượng xây lắp, hoá đơn khối lượng xây lắp hoàn thành:
– Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 241 – XDCB dở dang (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
– Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 241 – XDCB dở dang (giá đã có thuế GTGT)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
3.3. Khi ứng trước tiền hoặc thanh toán số tiền phải trả cho người bán vật tư, hàng hoá, người cung cấp dịch vụ, người nhận thầu xây lắp:
3.3.1. Nếu ứng trước tiền hoặc thanh toán bằng tiền Việt Nam, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có các TK 111, 112, 341,…
3.3.2. Nếu ứng trước tiền hoặc thanh toán bằng ngoại tệ:
– Trường hợp phải thanh toán bằng ngoại tệ, kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá bán của ngân hàng thương mại nơi thường xuyên có giao dịch).
– Trường hợp đã ứng trước cho nhà thầu bằng ngoại tệ, kế toán ghi nhận giá trị đầu tư XDCB tương ứng với số tiền ứng trước theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm ứng trước. Phần giá trị đầu tư XDCB còn phải thanh toán (sau khi đã trừ đi số tiền ứng trước) được ghi nhận theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (tỷ giá giao dịch thực tế)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (nếu tỷ giá giao dịch thực tế thấp hơn tỷ giá ghi ổ kế toán của TK tiền)
Có các TK 111, 112 (1112, 1122) (tỷ giá ghi sổ kế toán)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (nếu tỷ giá giao dịch thực tế cao hơn tỷ giá ghi sổ kế toán của TK tiền).
3.4. Khi nhận lại tiền do người bán hoàn lại số tiền đã ứng trước vì không cung cấp được hàng hóa, dịch vụ, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
3.5. Nhận dịch vụ cung cấp (chi phí vận chuyển hàng hoá, điện, nước, điện thoại, kiểm toán, tư vấn, quảng cáo, dịch vụ khác) của người bán:
– Nếu thuế GTGT đầu vào được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hóa (giá chưa có thuế)
Nợ TK 241 – XDCB dở dang (giá chưa có thuế)
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (giá chưa có thuế)
Nợ các TK 623, 627, 641, 642, 635, 811 (giá chưa có thuế)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
– Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ, ghi:
Nợ TK 156 – Hàng hóa (giá đã có thuế)
Nợ TK 241 – XDCB dở dang (giá đã có thuế)
Nợ TK 242 – Chi phí trả trước (giá đã có thuế)
Nợ các TK 623, 627, 641, 642, 635, 811 (giá đã có thuế)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng giá thanh toán).
3.6. Chiết khấu thanh toán được hưởng:
Khi mua chịu vật tư, hàng hoá doanh nghiệp thanh toán trước thời hạn phải thanh toán, doanh nghiệp được hưởng chiết khấu thanh toán và được tính trừ vào khoản nợ phải trả người bán, người cung cấp, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính.
3.7. Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, trả lại hàng mua:
Khi doanh nghiệp mua hàng được hưởng chiết khấu thương mại hay giảm giá hàng mua hoặc phát sinh giá trị hàng mua trả lại người bán và được người bán chấp nhận trừ vào số nợ phải trả, căn cứ vào chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, trị giá hàng trả lại)
Có TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (số thuế GTGT được khấu trừ tương ứng với số chiết khấu thương mại, giảm giá hàng mua, trị giá hàng trả lại)
Có các TK 151, 152, 153, 156, 157 (hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên – Giá chưa có thuế GTGT)
Có TK 611 – Mua hàng (hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ – Giá chưa có thuế GTGT)
Có các TK 211, 213 (giá chưa có thuế GTGT).
Lưu ý: Nếu thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ thì trị giá hàng mua trả lại bao gồm cả thuế.
3.8. Trường hợp các khoản nợ phải trả cho người bán không tìm ra chủ nợ hoặc chủ nợ không đòi và được xử lý ghi tăng thu nhập khác của doanh nghiệp, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 711 – Thu nhập khác.
3.9. Đối với nhà thầu chính, khi xác định giá trị khối lượng xây lắp phải trả cho nhà thầu phụ theo hợp đồng kinh tế đã ký kết, căn cứ vào hóa đơn, phiếu giá công trình, biên bản nghiệm thu khối lượng xây lắp hoàn thành và hợp đồng giao thầu phụ, ghi:
Nợ TK 632 – Giá vốn hàng bán (giá chưa có thuế GTGT)
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (1331) (nếu được khấu trừ)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (tổng số tiền phải trả cho nhà thầu phụ gồm cả thuế GTGT đầu vào).
3.10. Trường hợp doanh nghiệp nhận bán hàng đại lý, bán đúng giá, hưởng hoa hồng.
– Khi nhận hàng bán đại lý, doanh nghiệp chủ động theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.
– Khi bán hàng nhận đại lý, ghi:
Nợ các TK 111, 112, 131,… (tổng giá thanh toán)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (giá giao bán đại lý + thuế).
Đồng thời doanh nghiệp theo dõi và ghi chép thông tin về hàng nhận bán đại lý đã xuất bán trong phần thuyết minh Báo cáo tài chính.
– Khi xác định hoa hồng đại lý được hưởng, tính vào doanh thu hoa hồng về bán hàng đại lý, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp (nếu có).
– Khi thanh toán tiền cho bên giao hàng đại lý, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (giá bán trừ (-) hoa hồng đại lý)
Có các TK 111, 112,…
3.11. Kế toán phải trả cho người bán tại đơn vị giao uỷ thác nhập khẩu:
– Khi trả trước một khoản tiền uỷ thác mua hàng theo hợp đồng uỷ thác nhập khẩu cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu mở LC… căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
+ Nếu thanh toán bằng tiền Việt Nam, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác)
Có các TK 111, 112,…
+ Nếu thanh toán bằng ngoại tệ, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (chi tiết đơn vị nhận uỷ thác) (khoản ứng trước theo tỷ giá thực tế)
Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (nếu phát sinh chênh lệch lỗ tỷ giá)
Có các TK 1112, 1122 (số tiền đã chuyển cho đơn vị nhận uỷ thác theo tỷ giá ghi sổ)
Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (nếu phát sinh chênh lệch lãi tỷ giá).
– Khi nhận hàng ủy thác nhập khẩu do bên nhận ủy thác giao trả, kế toán thực hiện như đối với hàng nhập khẩu thông thường, ghi:
Nợ TK 151 – Hàng mua đang đi đường (trị giá hàng nhập khẩu theo tỷ giá thực tế (nếu bàn giao tại cảng)
Nợ các TK 152,156, 211, …(trị giá hàng nhập khẩu theo tỷ giá thực tế (nếu bàn giao tại kho của doanh nghiệp)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán (chi tiết đơn vị nhận uỷ thác).
– Khi trả tiền cho đơn vị nhận uỷ thác nhập khẩu về số tiền hàng nhập khẩu và các chi phí liên quan trực tiếp đến hàng nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán (chi tiết cho từng đơn vị nhận uỷ thác)
Có các TK 111, 112,…
– Phí uỷ thác nhập khẩu phải trả đơn vị nhận uỷ thác được tính vào giá trị hàng nhập khẩu, căn cứ các chứng từ liên quan, ghi:
Nợ các TK 151, 152, 156, 211,…
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)
Có TK 331- Phải trả cho người bán (chi tiết từng đơn vị nhận uỷ thác).
– Đơn vị nhận uỷ thác không sử dụng tài khoản này để phản ánh các nghiệp vụ thanh toán ủy thác mà phản ánh qua các TK 138 và 338.
3.12. Đánh giá lại số dư nợ phải trả cho người bán là ngoại tệ cuối kỳ kế toán
Khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải trả cho người bán bằng ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính:
– Nếu tỷ giá ngoại tệ giảm so với Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131).
– Nếu tỷ giá ngoại tệ tăng so với Đồng Việt Nam, ghi:
Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)
Có TK 331 – Phải trả cho người bán.
? Chuyên trang kế toán: www.tintucketoan.com
? Fanpage: Tin Tức Kế Toán: https://www.facebook.com/tintucketoan
? Hoặc tổng đài giải đáp của Kế Toán Hà Nội 1900 6246
▶ THÔNG TIN THAM KHẢO:
Sau khi tham khảo Cách hạch toán tài khoản 331 – Phải trả cho người bán theo thông tư 200., quý khách cần xem thêm về Khóa học kế toán thực hành trên chứng từ thực tế và các Dịch vụ kế toán vui lòng xem ở đây:
