Tin tức kế toán Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy có giá trị pháp lý không?
1. Hóa đơn điện tử mang đến cho doanh nghiệp & tổ chức nhiều lợi ích thiết thực so với hình thức hóa đơn giấy. Tuy nhiên, trong một số trường hợp doanh nghiệp vẫn có nhu cầu chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy.
Theo quy định tại Điều 10 Nghị định 119/ 2018/ NĐ-CP, việc chuyển đổi hóa đơn điện tử thành chứng từ giấy phải bảo đảm sự khớp đúng giữa nội dung của hóa đơn điện tử và chứng từ giấy sau khi chuyển đổi.
Hóa đơn điện tử được chuyển đổi thành chứng từ giấy thì chứng từ giấy chỉ có giá trị lưu giữ để ghi sổ, theo dõi theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về giao dịch điện tử, không có hiệu lực để giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.
2. Nguyên tắc chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Khoản 1 Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài chính có hiệu lực đến năm 2020 hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hoá đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ quy định: Người bán hàng hóa được chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy để chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hoá hữu hình trong quá trình lưu thông và chỉ được chuyển đổi một (01) lần.
3. Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang chứng từ giấy có giá trị pháp lý không?
Chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy cần tuân thủ theo đúng quy định của Thông tư 32/2011/TT-BTC
Điều kiện để tiến hành chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC quy định rõ các điều kiện cần đáp ứng khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy:
4. Giá trị pháp lý của hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Hóa đơn điện tử chuyển đổi có giá trị pháp lý khi hóa đơn chuyển đổi đó đảm bảo các yêu cầu về tính toàn vẹn của thông tin trên hóa đơn gốc.
Ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được thực hiện theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử.
Ký hiệu riêng trên hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn dạng giấy phải bao gồm đầy đủ các thông tin sau đây:
Dòng chữ phân biệt hóa đơn chuyển đổi và hóa đơn điện tử gốc phải ghi rõ ràng “HOÁ ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trên bản hóa đơn chuyển đổi.
5. Lưu ý khi chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy
Tiến hành in chuyển đổi hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy, người dùng nên lưu ý những những thông tin sau đây:
+ Hóa đơn điện tử có đầy đủ chữ ký và con dấu của người đại diện theo pháp luật của người bán.
+ Hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy chỉ được phép chuyển đổi 01 lần duy nhất và có đầy đủ tính pháp lý như hóa đơn điện tử. Đối với các lần sau in chuyển đổi sang thì hóa đơn chuyển đổi đó chỉ có tác dụng xem hay lưu trữ nội bộ.
