Tin tức kế toán xin đưa ra 1 số trường hợp chi phí của doanh nghiệp không có hóa đơn thì cần phải có những hồ sơ gì để bảo vệ chi phí đó.
1. Các khoản chi tiền lương, tiền công cho người lao động
Điều kiện các khoản chi lương này được tính vào chi phí thuế TNDN gồm:
– Có đầy đủ hồ sơ chứng từ theo quy định như:
+ Quy chế lương, thưởng của doanh nghiệp;
+ Hợp đồng lao động;
+ Hồ sơ lao động;
+ Bảng lương, thưởng, bảng chấm công, ….
+ Quyết định thưởng, bảng tính tiền thưởng, các điều khoản trong hợp đồng cho phù hợp;
+ Chứng từ thành toán tiền lương thưởng;
+ Và không nằm trong các khoản chi được quy định tại điểm 2.5, Khoản 2, Điều 6, Thông tư 78/2014/TT-BTC;
2. Các khoản chi của doanh nghiệp khi Thuê tài sản của các cá nhân
Căn cứ vào khoản 2 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC quy định về chi phí thuê tài sản của cá nhân:
“- Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản và chứng từ trả tiền thuê tài sản.
– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thoả thuận doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì hồ sơ để xác định chi phí được trừ là hợp đồng thuê tài sản, chứng từ trả tiền thuê tài sản và chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
– Trường hợp doanh nghiệp thuê tài sản của cá nhân mà tại hợp đồng thuê tài sản có thỏa thuận tiền thuê tài sản chưa bao gồm thuế (thuế giá trị gia tăng, thuế thu nhập cá nhân) và doanh nghiệp nộp thuế thay cho cá nhân thì doanh nghiệp được tính vào chí phí được trừ tổng số tiền thuê tài sản bao gồm cả phần thuế nộp thay cho cá nhân.”
Hồ sơ của từng trường hợp:
Trường hợp 1: Nếu khoản thuê từ dưới 100 triệu đồng/năm
+ Hợp đồng thuê tài sản;
+ Biên bản bàn giao tài sản, thiết bị kèm theo tài sản đó;
+ Các hồ sơ, chứng từ chứng mình quyền sở hữu tài sản của bên cho thuê;
+ Chứng từ thanh toán tiền thuê tài sản;
Trường hợp 2: Nếu khoản tiền thuê trên 100 triệu đồng/năm
– Nếu trên hợp đồng thể hiện là DN nộp thay thì DN cần:
+ Hợp đồng thuê tài sản,
+ Biên bản bàn giao tài sản, thiết bị kèm theo tài sản đó;
+ Các hồ sơ, chứng từ chứng mình quyền sở hữu tài sản của bên cho thuê;
+ Chứng từ trả tiền thuê tài sản.
+ Chứng từ nộp thuế thay cho cá nhân.
– Nếu trên hợp đồng thể hiện cá nhân là người đi nộp thuế thì DN cần:
+ Hợp đồng thuê tài sản;
+ Biên bản bàn giao tài sản, thiết bị kèm theo tài sản đó;
+ Các hồ sơ, chứng từ chứng mình quyền sở hữu tài sản của bên cho thuê;
+ Chứng từ trả tiền thuê tài sản;
3. Nếu DN mua hàng của người dân, mua tài sản, dịch vụ của hộ, cá nhân không kinh doanh trực tiếp bán ra (Những mặt hàng được liệt kê theo mục 2.4 của Thông tư 96/2015/TT-BTC) không phân biệt trên hay dưới 100.000.000 đồng/năm thì cần có:
– Hợp đồng mua bán, cung ứng dịch vụ;
– Chứng từ thanh toán (Có thể thanh toán bằng tiền mặt vì không có hóa đơn);
– Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ;
– Bảng kê mua hàng không có hóa đơn Mẫu 01/TNDN.
4. Nếu mua hàng, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên):
– Trường hợp có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng (100.000.000 đồng/năm) thì cần:
+ Hợp đồng mua bán;
+ Chứng từ thanh toán (Có thể thanh toán bằng tiền mặt vì không có hóa đơn);
+ Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ;
+ Bảng kê mua hàng KHÔNG có hóa đơn: Mẫu 01/TNDN.
– Trường hợp có mức doanh thu từ (100.000.000 đồng/năm trở lên) thì cần:
+ Hợp đồng mua bán;
+ Biên bản bàn giao hàng hóa, dịch vụ;
+ Hóa đơn bán hàng;
+ Chứng từ thanh toán qua ngân hàng (vì có hóa đơn).
+ Cần có Hóa đơn;
Yêu cầu: Cá nhân, hộ kinh doanh lên Cơ quan thuế để mua hóa đơn bán hàng viết cho doanh nghiệp (Cụ thể, cá nhân, hộ kinh doanh sẽ phải nộp lệ phí môn bài, GTGT, TNCN sau đó cơ quan thuế sẽ cấp hóa đơn bán hàng;
Trên đây là một số khoản chi cơ bản mà khá nhiều doanh nghiệp gặp phải không có hóa đơn mà vẫn được hợp lý được các chi phí đó vào chi phí thuế TNDN theo đúng quy định.
