Cách hạch toán Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng theo thông tư 200

Phải thu của khách hàng gồm các khoản phải thu mang tính chất thương mại phát sinh từ giao dịch có tính chất mua – bán, như: Phải thu về bán hàng, cung cấp dịch vụ, thanh lý, nhượng bán tài sản (TSCĐ, BĐSĐT, các khoản đầu tư tài chính) giữa doanh nghiệp và người mua (là đơn vị độc lập với người bán, gồm cả các khoản phải thu giữa công ty mẹ và công ty con, liên doanh, liên kết). Khoản phải thu này gồm cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác thông qua bên nhận ủy thác

THÔNG TIN MỚI NHẤT:

>> Khóa học kế toán thực hành – Giảm 50% Học phí

Xem thêm:

>> Hệ thống tài khoản kế toán – Theo Thông tư 200  

 Để theo dõi các khoản phải thu của khách hàng kế toán sử dụng Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng.

Mời các bạn theo dõi bài hướng dẫn sau của KẾ TOÁN HÀ NỘI về cách hạch toán Tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng theo thông tư số 200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22/12/2014 hướng dẫn chế độ kế toán cho các doanh nghiệp thuộc mọi lĩnh vực, mọi thành phần kinh tế (thay thế chế độ kế toán theo Quyết định 15/2006/QĐ-BTC) có hiệu lực từ ngày 1/1/2015.

I. NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CỦA TK 131 – PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG.

Tại điều 18 thông tư 200/2014/TT-BTC khi hạch toán tài khoản 131 – Phải thu của khách hàng phải tuân thủ một số nguyên tắc kế toán sau:

“a) Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản nợ phải thu và tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của doanh nghiệp với khách hàng về tiền bán sản phẩm, hàng hóa, BĐS đầu tư, TSCĐ, các khoản đầu tư tài chính, cung cấp dịch vụ. Tài khoản này còn dùng để phản ánh các khoản phải thu của người nhận thầu XDCB với người giao thầu về khối lượng công tác XDCB đã hoàn thành. Không phản ánh vào tài khoản này các nghiệp vụ thu tiền ngay.

b) Khoản phải thu của khách hàng cần được hạch toán chi tiết cho từng đối tượng, từng nội dung phải thu, theo dõi chi tiết kỳ hạn thu hồi (trên 12 tháng hay không quá 12 tháng kể từ thời điểm báo cáo) và ghi chép theo từng lần thanh toán. Đối tượng phải thu là các khách hàng có quan hệ kinh tế với doanh nghiệp về mua sản phẩm, hàng hoá, nhận cung cấp dịch vụ, kể cả TSCĐ, bất động sản đầu tư, các khoản đầu tư tài chính.

c) Bên giao ủy thác xuất khẩu ghi nhận trong tài khoản này đối với các khoản phải thu từ bên nhận ủy thác xuất khẩu về tiền bán hàng xuất khẩu như các giao dịch bán hàng, cung cấp dịch vụ thông thường.

d) Trong hạch toán chi tiết tài khoản này, kế toán phải tiến hành phân loại các khoản nợ, loại nợ có thể trả đúng hạn, khoản nợ khó đòi hoặc có khả năng không thu hồi được, để có căn cứ xác định số trích lập dự phòng phải thu khó đòi hoặc có biện pháp xử lý đối với khoản nợ phải thu không đòi được.    

đ) Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thoả thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao.

e) Doanh nghiệp phải theo dõi chi tiết các khoản nợ phải thu của khách hàng theo từng loại nguyên tệ. Đối với các khoản phải thu bằng ngoại tệ thì thực hiện theo nguyên tắc:

– Khi phát sinh các khoản nợ phải thu của khách hàng (bên Nợ tài khoản 131), kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm phát sinh (là tỷ giá mua của ngân hàng thương mại nơi chỉ định khách hàng thanh toán). Riêng trường hợp nhận trước của người mua, khi đủ điều kiện ghi nhận doanh thu thì bên Nợ tài khoản 131 áp dụng tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh đối với số tiền đã nhận trước; 

– Khi thu hồi nợ phải thu của khách hàng (bên Có tài khoản 131) kế toán phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá ghi sổ thực tế đích danh cho từng đối tượng khách nợ (Trường hợp khách nợ có nhiều giao dịch thì tỷ giá thực tế đích danh được xác định là tỷ giá bình quân gia quyền di động các giao dịch của khách nợ đó). Riêng trường hợp phát sinh giao dịch nhận trước tiền của người mua thì bên Có tài khoản 131 áp dụng tỷ giá giao dịch thực tế (là tỷ giá ghi vào bên Nợ tài khoản tiền) tại thời điểm nhận trước; 

– Doanh nghiệp phải đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ tại tất cả các thời điểm lập Báo cáo tài chính theo quy định của pháp luật. Tỷ giá giao dịch thực tế khi đánh giá lại khoản phải thu của khách hàng là tỷ giá mua ngoại tệ của ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp chỉ định khách hàng thanh toán tại thời điểm lập Báo cáo tài chính. Trường hợp doanh nghiệp có nhiều khoản phải thu và giao dịch tại nhiều ngân hàng thì được chủ động lựa chọn tỷ giá mua của một trong những ngân hàng thương mại nơi doanh nghiệp thường xuyên có giao dịch. Các đơn vị trong tập đoàn được áp dụng chung một tỷ giá do Công ty mẹ quy định (phải đảm bảo sát với tỷ giá giao dịch thực tế) để đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ phát sinh từ các giao dịch trong nội bộ tập đoàn.”

II. KẾT CẤU VÀ NỘI DUNG PHẢN ÁNH CỦA TÀI KHOẢN 131 -­ PHẢI THU KHÁCH HÀNG

 Bên Nợ:

– Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hoá, BĐSĐT, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ;

– Số tiền thừa trả lại cho khách hàng;

– Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (Trường hợp tỷ giá ngoại tệ tăng so với tỷ giá ghi sổ kế toán).

Bên Có:

– Số tiền khách hàng đã trả nợ;

– Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng;

– Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng trừ vào nợ phải thu của khách hàng.

–  Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (Có thuế GTGT hoặc không có thuế GTGT);

– Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua;

– Đánh giá lại các khoản phải thu của khách hàng là khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ tại thời điểm lập BCTC (Trường hợp tỷ giá ngoại tệ giảm so với tỷ giá ghi sổ kế toán).

Số dư bên Nợ:

Số tiền còn phải thu của khách hàng.

Tài khoản này có thể có số dư bên Có. Số dư bên Có phản ánh số tiền nhận trước, hoặc số đã thu nhiều hơn số phải thu của khách hàng chi tiết theo từng đối tượng cụ thể. Khi lập Báo cáo tài chính, phải lấy số dư chi tiết theo từng đối tượng phải thu của tài khoản này để ghi cả hai chỉ tiêu bên “Tài sản” và bên “Nguồn vốn”.

III. PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ KINH TẾ CHỦ YẾU CỦA TÀI KHOẢN 131 -­ PHẢI THU KHÁCH HÀNG

Căn cứ vào nguyên tắc kế toán tài khoản 131 và các tài khoản liên quan; căn cứ vào kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 131 và các tài khoản có liên quan, KẾ TOÁN HÀ NỘI xin hướng dẫn kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu sau:

3.1. Ghi nhận số tiền bán chịu cho khách hàng:  

3.1.1. Khi bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ chưa thu được tiền ngay ( kể cả các khoản phải thu về tiền bán hàng xuất khẩu của bên giao ủy thác), căn cứ vào chứng từ liên quan, ghi:

– Đối với sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế gián thu (Thuế GTGT, thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế bảo vệ môi trường), kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế, các khoản thuế gián thu phải nộp được tách riêng theo từng loại thuế ngay khi ghi nhận doanh thu ( kể cả thuế GTGT phải nộp theo phương pháp trực tiếp), ghi:

Nợ TK 131 -­ Phải thu của khách hàng (chi tiết đối tượng) (Tổng giá thanh toán bán chịu)

Có TK 511 -­ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (Giá bán chưa có thuế )

Có TK 333 ­- Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước ( chi tiết từng loại thuế)

– Trường hợp các khoản thuế gián thu không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận doanh thu bao gồm cả thuế phải nộp, ghi:

Nợ TK TK 131 ­ Phải thu của khách hàng (chi tiết đối tượng) (tổng thanh toán bán chịu)

Có TK 511 -­ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (giá bao gồm cả thuế)

Đồng thời, định kỳ kế toán xác định nghĩa vụ thuế phải nộp và ghi giảm doanh thu, ghi:

Nợ TK 511 -­ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Có TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (chi tiết từng loại thuế).

3.1.2. Phản ánh số tiền bán chịu phải thu khách hàng thuộc hoạt động đầu tư tài chính:

Nợ TK 131 -­ Phải thu của khách hàng (chi tiết đối tượng)

Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (lỗ về nhượng bán các khoản đầu tư tài chính)

Có các TK 121, 128, 221, 222, 228,…

Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (lãi về nhượng bán các khoản đầu tư tài chính).

3.2. Kế toán hàng bán bị khách hàng trả lại:

– Trường hợp tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận hàng bán bị trả lại không bao gồm thuế phải nộp, ghi:

Nợ TK 5212 -­ Hàng bán bị trả lại (Giá bán chưa có thuế)

Nợ TK 333 -­ Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (Số thuế của hàng bán bị trả lại, chi tiết cho từng loại thuế khác)

Có TK 131 -­ Phải thu của khách hàng (tổng số tiền trả lại) (chi tiết đối tượng).

– Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận hàng bán bị trả lại bao gồm cả thuế phải nộp, ghi:

Nợ TK 5212- ­ Hàng bán bị trả lại (giá bao gồm cả thuế)

Có TK 131 -­ Phải thu của khách hàng (tổng số tiền trả lại) (chi tiết đối tượng).

3.3. Kế toán chiết khấu thương mại và giảm giá hàng bán:

3.3.1. Trường hợp số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán đã ghi ngay trên hóa đơn bán hàng, kế toán phản ánh doanh thu theo giá đã trừ chiết khấu, giảm giá (ghi nhận theo doanh thu thuần) và không phản ánh riêng số chiết khấu, giảm giá;

3.3.2. Trường hợp trên hóa đơn bán hàng chưa thể hiện số tiền chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán do khách hàng chưa đủ điều kiện để được hưởng hoặc chưa xác định được số chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng số chiết khấu, giảm giá theo giá chưa trừ chiết khấu (doanh thu gộp). Sau thời điểm ghi nhận doanh thu, nếu khách hàng đủ điều kiện được hưởng chiết khấu, giảm giá thì kế toán phải ghi nhận riêng khoản chiết khấu, giảm giá để định kỳ điều chỉnh giảm doanh thu gộp, ghi:

– Trường hợp tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận chiết khấu, giảm giá không bao gồm thuế phải nộp, ghi:

Nợ TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu (5211, 5213) (giá chưa có thuế)

Nợ TK 333 – Thuế và các khoản phải nộp Nhà nước (số thuế của hàng giảm giá, chiết khấu thương mại – chi tiết từng   loại thuế)

Có TK 131 – Phải thu khách hàng (tổng số tiền giảm giá, chiết khấu thương mại) (chi tiết đối tượng).

– Trường hợp không tách ngay được các khoản thuế phải nộp, kế toán ghi nhận chiết khấu, giảm giá bao gồm cả thuế phải nộp, ghi:

Nợ TK 521 -­ Các khoản giảm trừ doanh thu (5211, 5213) (giá bao gồm cả thuế)

Có TK 131 -­ Phải thu của khách hàng (tổng số tiền giảm giá, chiết khấu thương mại) (chi tiết đối tượng).

3.4. Nhận được tiền do khách hàng trả (Kể cả tiền lãi của số nợ ­ nếu có), nhận tiền ứng trước của khách hàng theo hợp đồng bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, ghi:

Nợ các TK 111, 112,. . .

Có TK 131 -­ Phải thu của khách hàng (chi tiết đối tượng)

Có TK 515 -­ Doanh thu hoạt động tài chính (phần tiền lãi).

Trường hợp nhận ứng trước bằng ngoại tệ thì bên Có TK 131 ghi theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm nhận tiền ứng trước (tỷ giá mua của ngân hàng nơi thực hiện giao dịch).

3.5. Số chiết khấu thanh toán khách hàng được hưởng do thanh toán trước thời hạn quy định, trừ vào khoản nợ phải thu của khách hàng, ghi:

Nợ TK 635 -­ Chi phí tài chính (số tiền chiết khấu thanh toán)

Có TK 131 -­ Phải thu của khách hàng (chi tiết đối tượng).

3.6. Phương pháp kế toán các khoản phải thu của nhà thầu đối với khách hàng liên quan đến hợp đồng xây dựng:

3.6.1. Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo tiến độ kế hoạch:

– Khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được ước tính một cách đáng tin cậy, kế toán căn cứ vào chứng từ phản ánh doanh thu tương ứng với phần công việc đã hoàn thành (không phải hóa đơn) do nhà thầu tự xác định, ghi:

Nợ TK 337 -­ Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng

Có TK 511 -­ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

– Căn cứ vào hóa đơn được lập theo tiến độ kế hoạch để phản ánh số tiền khách hàng phải trả theo tiến độ kế hoạch đã ghi trong hợp đồng, ghi:

Nợ TK 131 -­ Phải thu của khách hàng (chi tiết đối tượng)

Có TK 337 ­- Thanh toán theo tiến độ kế hoạch hợp đồng xây dựng

Có TK 3331 -­ Thuế GTGT phải nộp (33311).

3.6.2. Trường hợp hợp đồng xây dựng quy định nhà thầu được thanh toán theo giá trị khối lượng thực hiện, khi kết quả thực hiện hợp đồng xây dựng được xác định một cách đáng tin cậy và được khách hàng xác nhận, kế toán phải lập hóa đơn trên cơ sở phần công việc đã hoàn thành được khách hàng xác nhận, căn cứ vào hóa đơn, ghi:

Nợ TK 131 ­- Phải thu của khách hàng (chi tiết đối tượng)

Có TK 3331 -­ Thuế GTGT phải nộp (33311)

Có TK 511 ­- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

3.6.3.  Khoản tiền thưởng thu được từ khách hàng trả phụ thêm cho nhà thầu khi thực hiện hợp đồng đạt hoặc vượt một số chỉ tiêu cụ thể đã được ghi trong hợp đồng, ghi:

Nợ TK 131­ – Phải thu của khách hàng (chi tiết đối tượng)

Có TK 3331 ­- Thuế GTGT phải nộp (33311)

Có TK 511 ­- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

3.6.4. Khoản bồi thường thu được từ khách hàng hay bên khác để bù đắp cho các chi phí không bao gồm trong giá trị hợp đồng (ví dụ: Sự chậm trễ do khách hàng gây nên; sai sót trong các chỉ tiêu kỹ thuật hoặc thiết kế và các tranh chấp về các thay đổi trong việc thực hiện hợp đồng), ghi:

Nợ TK 131­ – Phải thu của khách hàng (chi tiết đối tượng)

Có TK 3331 ­- Thuế GTGT phải nộp (33311)

Có TK 511 ­- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ.

3.6.5. Khi nhận được tiền thanh toán khối lượng công trình hoàn thành hoặc khoản ứng trước từ khách hàng, ghi:

Nợ các TK 111, 112,. . .

Có TK 131 ­- Phải thu của khách hàng (chi tiết đối tượng).

3.7. Trường hợp khách hàng không thanh toán bằng tiền mà thanh toán bằng hàng ( theo phương thức hàng đổi hàng):

Kế toán căn cứ vào giá trị vật tư, hàng hóa nhận trao đổi (tính theo giá trị hợp lý trong hóa đơn GTGT hoặc Hóa đơn bán hàng của khách hàng) trừ vào số nợ phải thu của khách hàng, ghi:

Nợ TK 151 – Nguyên liệu, vật liệu

Nợ TK 153 – Công cụ, dụng cụ

Nợ TK 156 – Hàng hóa

Nợ TK 611 – Mua hàng (kế toán hàng tồn kho theo phương pháp KKĐK)

Nợ Tk 133 – Thuế GTGT được khấu trừ (nếu có)

Có TK 131 – Phải thu khách hàng (chi tiết đối tượng).

3.8. Kế toán phản ánh khoản phải thu về phí ủy thác tại bên nhận ủy thác xuất nhập khẩu, ghi:

Nợ TK 131 – Phải thu khách hàng (chi tiết đối tượng)

Có TK 511 ­- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ (5113)

Có TK 3331 -­ Thuế GTGT phải nộp (33311).

3.9. Trường hợp phát sinh khoản nợ phải thu khó đòi thực sự không thể thu nợ được phải xử lý xoá xổ, căn cứ vào biên bản xử lý xoá nợ, ghi:

Nợ TK 229 ­- Dự phòng tổn thất tài sản (2293) (số đã lập dự phòng)

Nợ TK 642 ­- Chi phí quản lý doanh nghiệp (số chưa lập dự phòng)

Có TK 131 ­- Phải thu của khách hàng (chi tiết đối tượng).

3.10. Phản ánh số tiền thừa trả lại cho khách hàng, ghi:

Nợ TK 131 ­- Phải thu của khách hàng (chi tiết đối tượng)

Có các TK 111, 112, 341(3411), …

3.11. Cuối niên độ kế toán khi lập Báo cáo tài chính, số dư nợ phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ được đánh giá theo tỷ giá giao dịch thực tế tại thời điểm lập Báo cáo tài chính, ghi:

– Nếu phát sinh lãi tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ TK 131 – Phải thu của khách hàng (chi tiết đối tượng)

Có TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)

– Nếu phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái, ghi:

Nợ TK 413 – Chênh lệch tỷ giá hối đoái (4131)

Có TK 131 – Phải thu của khách hàng (chi tiết đối tượng)

Xử lý chênh lệch tỷ giá hối đoái do đánh giá lại cuối niên độ kế toán các khoản phải thu của khách hàng có gốc ngoại tệ theo tỷ giá hối đoái cuối kỳ (Xem hướng dẫn ở Tài khoản 413, tại đây).