Cách hạch toán mua hàng về nhập kho phát hiện thừa so với hóa đơn mua hàng

Trong bài viết này, Kế Toán Hà Nội xin được hướng dẫn cách hạch toán mua hàng hóa nội địa về nhập kho, phát hiện thừa so với hóa đơn theo thông tư 200/2014/TT-BTC và thông tư 133/2016/TT-BTC, trong trường hợp doanh nghiệp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên.

٭ Nếu doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC thì:

+ Giá mua hàng hóa phản ánh vào TK 1561 “ Giá mua hàng hóa”

+ Chi phí mua hàng hóa phản ánh vào TK 1562 “Chi phí thu mua hàng hóa”

+ Hàng hóa bất động sản phản ánh vào TK 1567 “Hàng hóa bất động sản”.

٭ Nếu doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC thì:

Giá mua hàng hóa; Chi phí mua hàng hóa và Hàng hóa bất động sản đều phản ánh vào TK 156 “ Hàng hóa”.

Sau đây Kế Toán Hà Nội xin hướng dẫn nghiệp vụ kế toán mua hàng về nhập kho phát hiện thừa so với hóa đơn mua hàng.

1. Nếu doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 200/2014/TT-BTC:

Trong trường hợp khi hàng thu mua về kiểm nhận, nhập kho, phát hiện thừa so với hóa đơn, về nguyên tắc, bên mua phải làm văn bản báo cáo cho các bên liên quan biết để cùng xử lý. Về mặt kế toán phản ánh như sau:

1.1.Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

a) Nếu nhập kho toàn bộ số hàng mua ngoài (kể cả số thừa).

– Khi nhập kho kế toán phản ánh toàn bộ số thực nhập, ghi:

Nợ TK 1561 – Giá mua hàng hóa (toàn bộ số hàng hóa nhập kho – giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (thuế GTGT tính theo hóa đơn)

Có TK 331 – Phải trả người bán (trị giá thanh toán theo hóa đơn)

Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết (trị giá hàng thừa, chưa có thuế GTGT).

– Khi nhận được quyết định xử lý số Hàng hóa thừa, tùy theo từng tình huống cụ thể, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ như sau:

+ Nếu trả lại cho người bán, ghi:

Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết (trị giá hàng thừa đã xử lý)

Có TK 1561 – Giá mua hàng hóa (trả lại số thừa theo giá mua chưa có thuế).

+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa, căn cứ vào hóa đơn GTGT do bên bán lập bổ sung về số hàng thừa, ghi:

Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết (trị giá hàng thừa chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (theo hóa đơn lập bổ sung)

Có TK 331 – Phải trả người bán (tổng giá thanh toán số hàng thừa).

+ Nếu thừa không xác nhận được nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác, ghi:

Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết (trị giá hàng thừa)

Có TK 711 – Thu nhập khác (số hàng thừa không rõ nguyên nhân).

b) Nếu nhập kho theo số trên hóa đơn:

Khi nhập kho, ghi nhận số nhập kho theo đúng số lượng, giá trị trên hóa đơn. Số hàng thừa kế toán theo dõi trên sổ riêng.

Khi xử lý số thừa:

+ Nếu doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số thừa, căn cứ vào hóa đơn do bên bán lập bổ sung, ghi:

Nợ TK 1561 – Giá mua hàng hóa (trị giá hàng thừa – giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (thuế GTGT của số hàng thừa)

Có TK 331 – Phải trả người bán (tổng thanh toán số hàng thừa).

+ Nếu thừa không xác nhận được nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác, ghi:

Nợ TK 1561 – Giá mua hàng hóa (trị giá hàng thừa – giá chưa có thuế GTGT)

Có TK 711 – Thu nhập khác (số hàng thừa không rõ nguyên nhân).

1.2. Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

Trị giá Hàng hóa nhập kho (1561) và trị giá Hàng hóa thừa ghi nhận ở tài khoản 3381 là giá đã có thuế GTGT (theo tổng giá thanh toán). Khi xử lý, kế toán sẽ căn cứ vào quyết định để ghi số cho phù hợp (tương tự trường hợp 1.1).

2. Nếu doanh nghiệp áp dụng chế độ kế toán theo thông tư 133/2016/TT-BTC:

2.1. Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào được khấu trừ:

a) Nếu nhập kho toàn bộ số hàng mua ngoài (kể cả số thừa)

– Khi nhập kho kế toán phản ánh toàn bộ số thực nhập, ghi:

Nợ TK 156 – Hàng hóa (toàn bộ số hàng hóa nhập kho – giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (thuế GTGT tính theo hóa đơn)

Có TK 331 – Phải trả người bán (trị giá thanh toán theo hóa đơn)

Có TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết (trị giá hàng thừa, chưa có thuế GTGT).

– Khi nhận được quyết định xử lý số Hàng hóa thừa, tùy theo từng tình huống cụ thể, kế toán sẽ tiến hành ghi sổ như sau:

+ Nếu trả lại cho người bán, ghi:

Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết (trị giá hàng thừa đã xử lý)

Có TK 156 – Hàng hóa (trả lại số thừa theo giá mua chưa có thuế).

+ Nếu đồng ý mua tiếp số thừa, căn cứ vào hóa đơn GTGT do bên bán lập bổ sung về số hàng thừa, ghi:

Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết (trị giá hàng thừa chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (theo hóa đơn lập bổ sung)

Có TK 331 – Phải trả người bán (tổng giá thanh toán số hàng thừa).

+ Nếu thừa không xác nhận được nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác, ghi:

Nợ TK 3381 – Tài sản thừa chờ giải quyết (trị giá hàng thừa)

Có TK 711 – Thu nhập khác (số hàng thừa không rõ nguyên nhân).

b) Nếu nhập kho theo số trên hóa đơn:

Khi nhập kho, ghi nhận số nhập kho theo đúng số lượng, giá trị trên hóa đơn. Số hàng thừa kế toán theo dõi trên sổ riêng.

Khi xử lý số thừa:

+ Nếu doanh nghiệp đồng ý mua tiếp số thừa, căn cứ vào hóa đơn do bên bán lập bổ sung, ghi:

Nợ TK 156 – Hàng hóa (trị giá hàng thừa – giá chưa có thuế GTGT)

Nợ TK 1331 – Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ (thuế GTGT của số hàng thừa)

Có TK 331 – Phải trả người bán (tổng thanh toán số hàng thừa).

+ Nếu thừa không xác nhận được nguyên nhân, ghi tăng thu nhập khác, ghi:

Nợ TK 156 – Hàng hóa (trị giá hàng thừa – giá chưa có thuế GTGT)

Có TK 711 – Thu nhập khác (số hàng thừa không rõ nguyên nhân).

1.2. Trong trường hợp thuế GTGT đầu vào không được khấu trừ:

Trị giá Hàng hóa nhập kho (156) và trị giá Hàng hóa thừa ghi nhận ở tài khoản 3381 là giá đã có thuế GTGT (theo tổng giá thanh toán). Khi xử lý, kế toán sẽ căn cứ vào quyết định để ghi số cho phù hợp (tương tự trường hợp 1.1).