Đóng dấu chữ ký khắc sẵn đóng trên hóa đơn có hợp pháp không?

Tin tức kế toán Hiện nay việc đóng dấu chữ ký khắc sẵn được sử dụng khá nhiều trong các văn bản tại doanh nghiệp. Nhiều bạn kế toán khi viết hóa đơn, hay các chứng từ kế toán khác, lấy luôn chữ ký đó đóng lên chứng từ (khi Sếp đi vắng và được sự đồng ý của Sếp).

> Thông tư 176/2016/TT-BTC ngày 31 tháng 10 năm 2016
>> Thế nào là hóa đơn hợp pháp, hợp lệ?

 

 

Vậy đóng dấu chữ ký khắc sẵn lên hóa đơn chứng từ kế toán như vậy có hợp lệ không?

Theo quy định tại Khoản 1, điều 19, luật kế toán số 88/2015/QH13, ban hành ngày 20/11/2015, hiệu lực 01/01/2017 quy định: 

1. Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên chứng từ. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng loại mực không phai. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán của người khiếm thị được thực hiện theo quy định của Chính phủ.

Trước đó luật kế toán số 03/2003/QH11 cũng quy định tương tự

Vì vậy: Việc đóng dấu chữ ký khắc sẵn lên hóa đơn chứng từ kế toán là không hợp pháp.

Về việc đóng dấu chữ ký khắc sẵn lên hóa đơn chứng từ kế toán cũng đã được Tổng cục thuế ban hành công văn trả lời số 2826/TCT-PCCS ngày 09 tháng 08 năm 2006, theo đó cách xử lý như sau:

“1. Các hoá đơn, chứng từ kế toán, tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác do cơ sở kinh doanh gửi đến cơ quan thuế mà người ký văn bản không đúng thẩm quyền (Tổng cục Thuế đã có hướng dẫn cụ thể tại Công văn số 1498/TCT-PCCS ngày 24/4/2006) thì không được coi là hoá đơn, chứng từ kế toán và văn bản giao dịch hợp pháp.
 
2. Các hoá đơn, chứng từ kế toán, tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác do cơ sở kinh doanh gửi đến cơ quan thuế mà người ký văn bản đúng thẩm quyền nhưng sử dụng chữ ký khắc thì cũng không được coi là hoá đơn, chứng từ kế toán và văn bản giao dịch hợp pháp.

3. Khi phát hiện các hoá đơn, chứng từ kế toán, tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác do cơ sở kinh doanh gửi đến cơ quan thuế thuộc một trong các trường hợp nêu trên, cơ quan thuế xử lý như sau:

– Đối với các hoá đơn, chứng từ kế toán được phát hiện (như Điểm 1 và Điểm 2 nêu trên) thì không được coi là hoá đơn, chứng từ hợp pháp để xác định quyền và nghĩa vụ về thuế của cơ sở kinh doanh.

– Đối với các tờ khai thuế và văn bản giao dịch khác được phát hiện (như Điểm 1 và Điểm 2 nêu trên) thì yêu cầu cơ sở kinh doanh khắc phục sai sót và nộp bản thay thế. Thời Điểm cơ quan thuế nhận được bản thay thế được coi là thời Điểm nộp tờ khai và văn bản giao dịch. Nếu tính đến thời điểm nộp bản thay thế mà quá thời hạn pháp luật quy định đối với việc nộp loại tờ khai, văn bản giao dịch đó thì cơ quan thuế phải xử phạt về hành vi chậm nộp theo quy định của pháp luật.”

Nếu gặp phải những hóa đơn mà được đóng dấu chữ ký khắc sẵn lên hóa đơn bạn phải thực hiện trả lại nhà cung cấp và yêu cầu xuất hóa đơn mới thay thế. Nếu không bạn sẽ bị xuất toán chi phí và VAT đầu vào. Trường hợp là tờ khai thuế thì bạn phải làm lại tờ khai và lấy chữ ký trực tiếp của người đại diện pháp luật, nhanh chóng nộp lại trước khi hết hạn nộp tờ khai. Nếu không bạn sẽ bị phạt vi phạm hành chính về chậm tờ khai thuế 

 

> Thông tư 176/2016/TT-BTC ngày 31 tháng 10 năm 2016
>> Thế nào là hóa đơn hợp pháp, hợp lệ?