Các tình huống quan trọng về xử lý hóa đơn

Thứ nhất: Cần tìm hiểu các Văn bản pháp luật về hóa đơn, chứng từ kế toán để xử lý các tình huống quan trọng về xử lý hóa đơn:

• Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 hướng dẫn quy định về quản lý hóa đơn.
• Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 về khởi tạo hóa đơn điện tử
• Thông tư 119/2014/TT-BTC ngày 25/08/2014 sửa đổi bổ sung một số điều của thông tư về thuế trong đó có thông tư 39
• Thông tư 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 sửa đổi bổ sung một số điều của thông tư về thuế trong đó có thông tư 39
• Văn bản hợp nhất số 17/VBHN-BTC ngày 17/06/2015 của 3 thông tư 39;119 và TT26
• Thông tư số 10/2014/TT-BTC ngày 17/01/2014 hướng dẫn xử phạt vi phạm hành chính về hóa đơn

Thứ hai: Để xử lý các tình huống quan trọng về xử lý hóa đơn các bạn cần:

• Phân biệt các loại hóa đơn (Hóa đơn bán lẻ, hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng cũng như hóa đơn đặc thù như thế nào).?
• Khi nào thì viết hóa đơn tài chính cho khách hàng ?
• Cách lập một số chỉ tiêu trên hóa đơn như thế nào?
• Khi viết hóa đơn mà danh mục mặt hàng nhiều hơn số dòng trên tờ hóa đơn thì sẽ xử lý như thế nào?
• Khi viết hóa đơn sẽ xảy ra trường hợp là hóa đơn viết sai những chỉ tiêu trên hóa đơn mà không ảnh hưởng đến số tiền thì sẽ xử lý như thế nào?
• Khi viết hóa đơn sẽ xảy ra trường hợp là hóa đơn viết sai những chỉ tiêu trên hóa đơn mà ảnh hưởng đến số tiền thì sẽ xử lý như thế nào?
• Trường hợp khách hàng trả lại hàng thì sẽ xử lý như thế nào?
• Mua hàng hóa dưới 200.000 cho mỗi lần mua sẽ xử lý như thế nào?và còn nhiều trường hợp khác nữa…

Tin tức kế toán xin chia sẻ các bạn những trường hợp quan trọng phải xử lý hóa đơn bằng những tình huống sau?

Câu hỏi: Phân biệt các loại hóa đơn (Hóa đơn bán lẻ, hóa đơn GTGT và hóa đơn bán hàng cũng như hóa đơn đặc thù như thế nào)?

Trả lời : Có các loại hóa đơn mà khi các bạn đi mua hàng hóa hoặc dịch vụ của nhà cung cấp và được nhà cung cấp xuất hóa đơn, nhưng không biết rõ hóa đơn nào thuế chấp nhận và hóa đơn nào thuế không chấp nhận

1. Hóa đơn giá trị gia tăng (Hóa đơn có dòng thuế GTGT trên tờ hóa đơn): 

Là loại hóa đơn mà khi các bạn mua hàng hóa hoặc dịch vụ của Công ty tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ sẽ xuất hóa đơn này cho bạn. Và đây là loại hóa đơn tài chính Cơ quan thuế quản lý và các bạn phải báo cáo cho Cơ quan thuế định kỳ hàng quý nên đây là loại hóa đơn tài chính mà thuế chấp thuận được khấu trừ VAT đầu vào (nếu doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ) và được chấp nhận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN

Mẫu hóa đơn GTGT như sau:

2. Hóa đơn bán hàng (Hay còn gọi là hóa đơn trực tiếp) trên hóa đơn không có dòng thuế GTGT:

• Khi các bạn mua hàng hóa dịch vụ của những doanh nghiệp tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp thì những doanh nghiệp này sẽ xuất hóa đơn trực tiếp cho các bạn
• Hoặc khi các bạn mua hàng hóa hoặc dịch vụ của các hộ và cá nhân kinh doanh
• Đây là loại hóa đơn thuế quản lý và các bạn cũng phải báo cáo cho cơ quan thuế biết định kỳ hàng quý nên đây là loại hóa đơn tài chính mà thuế chấp thuận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN

3. Hóa đơn khác gồm: tem; vé; thẻ; phiếu thu tiền bảo hiểm…

Khi các bạn mua hàng hóa và dịch vụ của những công ty vận tải hành khách thì các bạn sẽ được những hóa đơn như sau: Đây là loại hóa đơn đặc thù của những công ty chuyên kinh doanh vận tải hành khách.

Và đây là loại hóa đơn mà Cơ quan thuế quản lý và Công ty cũng phải định kỳ báo cáo cho cơ quan thuế, nên đây là loại hóa đơn mà thuế chấp thuận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN.

Và cũng được khấu trừ VAT đầu vào (nếu công ty của các bạn tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ), nhưng do giá trị nhỏ thường khi đi làm các bạn hạch toán cả phần thuế GTGT vào chi phí

4. Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không; chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế; chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng…, hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.

Khi các bạn mua hàng hóa hoặc dịch vụ của vận chuyển hàng không (ví dụ như mua vé máy bay), hoặc phí dịch vụ ngân hàng thì sẽ được những hóa đơn đặc thù mà không có tên là hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng .

Nhưng đây cũng chính là hóa đơn tài chính và thuế quản lý cũng như định kỳ phải báo cáo cho cơ quan thuế nên sẽ được chấp thuận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN Và chấp thuận được khấu trừ VAT đầu vào (nếu công ty của các bạn tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ).

5. Hóa đơn lẻ

Hóa đơn lẻ là loại hóa đơn mà Cơ quan thuế không quản lý hóa đơn này và Các công ty cũng không phải báo cáo hóa đơn này cho Cơ quan thuế. Do thuế không quản lý hóa đơn này nên hóa đơn này sẽ không được thuế chấp thuận là chi phí được trừ khi quyết toán thuế TNDN. Do đó, khi các bạn mua hàng hóa và dịch vụ của các doanh nghiệp thì các bạn lưu ý là hỏi họ có xuất được hóa đơn tài chính không(Hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng không )? thì các bạn mới mua hàng hóa và dịch vụ. Và doanh nghiệp nào khi bán hàng hóa và cung cấp dịch vụ mà sử dụng hóa đơn bán lẻ này để gửi cho khách hàng là doanh nghiệp này đang có hành vi TRỐN THUẾ, GIAN LẬN THUẾ

Câu hỏi : Khi nào thì chúng ta bắt đầu viết hóa đơn cho khách hàng

Trả lời :

=> Thứ nhất: Theo như Điểm 1 và Điểm 4 Điều 9 của VBHN số 17/VBHN-BTC ngày 17/06/2015

Tổ chức kinh doanh trước khi sử dụng hóa đơn cho việc bán hàng hóa, dịch vụ, trừ hóa đơn được mua, cấp tại cơ quan thuế, phải lập và gửi Thông báo phát hành hóa đơn (mẫu số 3.5 Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư này), hóa đơn mẫu cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Câu hỏi: Cách lập một số tiêu thức cụ thể trên hóa đơn như thế nào

Trả lời: Theo như Điểm 2 Điều 16 của VBHN số 17 như sau:

a) Tiêu thức “Ngày tháng năm” lập hóa đơn

• Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa (tức là bán những gì mà cầm nắm được, ví dụ như 155;152;1561;211) là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền. Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền.
• Ngày lập hóa đơn đối với xây dựng, lắp đặt là thời điểm nghiệm thu, bàn giao công trình, hạng mục công trình, khối lượng xây dựng, lắp đặt hoàn thành, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
• Trường hợp giao hàng nhiều lần hoặc bàn giao từng hạng mục, công đoạn dịch vụ thì mỗi lần giao hàng hoặc bàn giao đều phải lập hóa đơn cho khối lượng, giá trị hàng hóa, dịch vụ được giao tương ứng.
• Trường hợp tổ chức kinh doanh bất động sản, xây dựng cơ sở hạ tầng, xây dựng nhà để bán, chuyển nhượng có thực hiện thu tiền theo tiến độ thực hiện dự án hoặc tiến độ thu tiền ghi trong hợp đồng thì ngày lập hóa đơn là ngày thu tiền
• Ngày lập hóa đơn đối với việc bán dầu thô, khí thiên nhiên, dầu khí chế biến và một số trường hợp đặc thù thực hiện theo hướng dẫn riêng của Bộ Tài chính.

b)Tiêu thức “Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán”, “tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua”

• Người bán phải ghi đúng tiêu thức “mã số thuế” của người mua và người bán.
• Tiêu thức “tên, địa chỉ” của người bán, người mua phải viết đầy đủ, trường hợp viết tắt thì phải đảm bảo xác định đúng người mua, người bán.
  • Trường hợp tên, địa chỉ người mua quá dài, trên hóa đơn người bán được viết ngắn gọn một số danh từ thông dụng như: “Phường” thành “P”; “Quận” thành “Q”, “Thành phố” thành “TP”, “Việt Nam” thành “VN” hoặc “Cổ phần” là “CP”, “Trách nhiệm Hữu hạn” thành “TNHH”, “khu công nghiệp” thành “KCN”, “sản xuất” thành “SX”, “Chi nhánh” thành “CN”… nhưng phải đảm bảo đầy đủ số nhà, tên đường phố, phường, xã, quận, huyện, thành phố, xác định được chính xác tên, địa chỉ doanh nghiệp và phù hợp với đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế của doanh nghiệp.

c) Tiêu thức “Số thứ tự, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền”: ghi theo thứ tự tên hàng hóa, dịch vụ bán ra; gạch chéo phần bỏ trống (nếu có). Trường hợp hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in được lập bằng máy tính nếu có phần còn trống trên hóa đơn thì không phải gạch chéo.

Các loại hàng hóa cần phải đăng ký quyền sử dụng, quyền sở hữu thì phải ghi trên hóa đơn các loại số hiệu, ký hiệu đặc trưng của hàng hóa mà khi đăng ký pháp luật có yêu cầu. Ví dụ: số khung, số máy của ô tô, mô tô; địa chỉ, cấp nhà, chiều dài, chiều rộng, số tầng của ngôi nhà hoặc căn hộ…

d) Tiêu thức “người bán hàng (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)”

Trường hợp thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức người bán hàng thì phải có giấy ủy quyền của thủ trưởng đơn vị cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu của tổ chức vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
Mẫu hóa đơn đóng dấu thủ trưởng đơn vị

đ) Tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”

Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người bán hàng phải ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.   

e) Đồng tiền ghi trên hóa đơn                                                                       

Đồng tiền ghi trên hóa đơn là đồng Việt Nam.
Trường hợp người bán được bán hàng thu ngoại tệ (Tức là bán hàng ra khỏi Việt Nam và bán hàng vào khu chế xuất) theo quy định của pháp luật, tổng số tiền thanh toán được ghi bằng nguyên tệ, phần chữ ghi bằng tiếng Việt.
Ví dụ: 10.000 USD – Mười nghìn đô la Mỹ.
Người bán đồng thời ghi trên hóa đơn tỷ giá ngoại tệ với đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế tại ngày xuất hóa đơn, chính là tỷ giá của ngân hàng thương mại mà khách hàng chuyển tiền về (Ghi theo tỷ giá mua).
Trường hợp phát sinh doanh thu, chi phí, giá tính thuế bằng ngoại tệ thì phải quy đổi ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá giao dịch thực tế theo hướng dẫn của Bộ Tài chính tại Thông tư số 200/2014/TT-BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 hướng dẫn về chế độ kế toán doanh nghiệp như sau:
– Tỷ giá giao dịch thực tế để hạch toán doanh thu là tỷ giá mua vào của Ngân hàng thương mại nơi người nộp thuế mở tài khoản.

Câu hỏi : Khi viết hóa đơn mà mặt hàng nhiều hơn số dòng trên hóa đơn thì phải làm sao?

Trả lời : Điều 19. Lập hóa đơn khi danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn
Trường hợp khi bán hàng hóa, dịch vụ nếu danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng của một số hóa đơn, người bán hàng có thể lập thành nhiều hóa đơn hoặc lựa chọn một trong hai hình thức sau:

Cách 1. Người bán hàng ghi liên tiếp nhiều số hóa đơn. Dòng ghi hàng hóa cuối cùng của số hóa đơn trước ghi cụm từ “tiếp số sau” và dòng ghi hàng hóa đầu số hóa đơn sau ghi cụm từ “tiếp số trước”. Các hóa đơn liệt kê đủ các mặt hàng theo thứ tự liên tục từ hóa đơn này đến hóa đơn khác. Thông tin người bán, thông tin người mua được ghi đầy đủ ở số hóa đơn đầu tiên. Chữ ký và dấu người bán (nếu có), chữ ký người mua, giá thanh toán, phụ thu, phí thu thêm, chiết khấu thương mại, thuế giá trị gia tăng được ghi trong hóa đơn cuối cùng và gạch chéo phần còn trống (nếu có).

Cách 2: Người bán hàng được sử dụng bảng kê để liệt kê các loại hàng hóa, dịch vụ đã bán kèm theo hóa đơn.

a) Nội dung ghi trên hóa đơn

Hóa đơn phải ghi rõ “kèm theo bản
g kê số…, ngày…, tháng…. năm…”. Mục “tên hàng” trên hóa đơn chỉ ghi tên gọi chung của mặt hàng.

Các tiêu thức khác ghi trên hóa đơn thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 2 Điều 16 Thông tư này (như đã trình bày bên trên gồm Tên đơn vị bán, MST, Địa chỉ, Tên đơn vị mua, MST, Địa chỉ…).

b) Nội dung trên bảng kê

Bảng kê do người bán hàng tự thiết kế phù hợp với đặc điểm, mẫu mã, chủng loại của các loại hàng hóa nhưng phải đảm bảo các nội dung chính như sau:

+ Tên người bán hàng, địa chỉ liên lạc, mã số thuế
+ Tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền. Trường hợp người bán hàng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ thì bảng kê phải có tiêu thức “thuế suất giá trị gia tăng”, “tiền thuế giá trị gia tăng”. Tổng cộng tiền thanh toán (chưa có thuế giá trị gia tăng) đúng với số tiền ghi trên hóa đơn giá trị gia tăng.

Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo hóa đơn số… ngày… tháng…. năm” và có đầy đủ các chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

Trường hợp bảng kê có hơn một (01) trang thì các bảng kê phải được đánh số trang liên tục và phải đóng dấu giáp lai. Trên bảng kê cuối cùng phải có đầy đủ chữ ký của người bán hàng, chữ ký của người mua hàng như trên hóa đơn.

Số bảng kê phát hành phù hợp với số liên hóa đơn. Bảng kê được lưu giữ cùng với hóa đơn để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết.
Người bán hàng và người mua hàng thực hiện quản lý và lưu giữ bảng kê kèm theo hóa đơn theo quy định.

=> Vậy tóm lại là có 3 cách viết hóa đơn khi mà bán hàng hóa với số mặt hàng nhiều hơn số dòng trên tờ hóa đơn

Lưu ý: Khi kê khai thuế thì bình thường, vì kể từ 1/1/2015 không còn phải gửi phụ lục 01-1 và 01-2 cho thuế nữa nên các bạn cứ lấy tờ hóa đơn số 2 là thể hiện dòng tiền tổng cộng để ghi vào các chi tiêu bán hàng (Đối với bên bán) và ghi vào chi tiêu mua hàng (Đối với bên mua)

Câu hỏi : Trường hợp 2 bên viết hóa đơn bị sai các chỉ tiêu mà không ảnh hưởng đến số tiền (Ví dụ như Sai mã số thuế, Sai tên công ty, Sai địa chỉ, Sai đơn vị tính, Sai về số tiền viết bằng chữ….) thì theo như VBHN số 17; TT26 cũng như TT39 xử lý như thế nào?

Trả lời :

Trường hợp 1: Sai tên và địa chỉ của người mua nhưng đúng mã số thuế cho dù 2 bên đã kê khai thuế hay 2 bên chưa kê khai thuế thì đều làm giống nhau
Căn cứ vào Khoản 7 Điều 3 của TT26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 sửa đổi bổ sung một số điều của thông tư về thuế trong đó có thông tư 39
Trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng ghi đúng mã số thuế người mua thì các bên lập biên bản và không phải lập hóa đơn điều chỉnh. Các trường hợp hóa đơn đã lập có sai sót khác thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC của Bộ Tài chính.”
=>VẬY CHỈ CẦN LẬP BIÊN BẢN ĐIỀU CHỈNH (KHÔNG THU HỒI HÓA ĐƠN VIẾT SAI), kèm biên bản này với tờ hóa đơn sai đó là được

Trường hợp 2: Sai mã số thuế của người mua hoặc người bán Hoặc sai đơn vị tính; Hoặc sai số tiền viết bằng chữ; Hoặc sai ngày tháng năm….. Nói chung là sai mà không ảnh hưởng đến số tiền thì sẽ xử lý như thế nào?
Nếu 2 bên chưa kê khai thuế: Căn cứ Điểm 2 Điều 20 của TT39
Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hoá đơn đã lập và giao cho người mua, người người bán và người mua chưa kê khai thuế nếu phát hiện sai phải hủy bỏ, người bán và người mua lập biên bản thu hồi các liên của số hoá đơn đã lập sai. Biên bản thu hồi hoá đơn phải thể hiện được lý do thu hồi hoá đơn. Người bán gạch chéo các liên, lưu giữ số hoá đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới theo quy định.

Kết luận: Lập biên bản thu hồi hóa đơn và viết hóa đơn mới nếu 2 bên chưa kê khai thuế (VÀ THU HỒI HÓA ĐƠN VIẾT SAI). Còn nếu lập mà chưa giao thì đơn giản là hủy và viết lại mà không cần lập biên bản thu hồi hóa đơn

Nếu 2 bên đã kê khai thuế: Căn cứ Điểm 2 Điều 20 của TT39
Trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót thì người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thoả thuận bằng văn bản ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điều chỉnh sai sót. Hoá đơn ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hoá, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hoá đơn số…, ký hiệu… Căn cứ vào hoá đơn điều chỉnh, người bán và người mua kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. Hoá đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-).
Kết luận: Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn và viết 1 hóa đơn điều chỉnh (KHÔNG THU HỒI HÓA ĐƠN VIẾT SAI)

KẾT LUẬN CHUNG CẢ 2 CÔNG VĂN

Cả 2 CV đều hướng dẫn giống nhau là 2 bên LẬP BIÊN ĐIỀU CHỈNH VÀ XUẤT HÓA ĐƠN ĐIỀU CHỈNH (KHÔNG THU HỒI HÓA ĐƠN CŨ). Đúng cho đến thời điểm hiện tại
Theo mới nhất thì hóa đơn điều chỉnh này các bạn không cần phải kê khai trên phụ lục 01-1 (đối với bên bán) và phụ lục 01-2 (đối với bên mua). Vì từ 1/1/2015 trở đi là không còn phải gửi phụ lục 01-1 và phụ lục 01-2 cho cơ quan thuế. Các công việc và Lập biên bản điều chỉnh và Lập hóa đơn điều chỉnh là nhằm mục đích hoàn thiện lại chứng từ cho đúng với quy định của TT về hóa đơn.

Xem thêm:
>> Mất hóa đơn không bị phạt tiền – Cách xử lý thông minh nhất
>> Phạt lập hóa đơn không thống nhất giữa các liên
>> Hướng dẫn in hóa đơn cho Chi nhánh
>> Hóa đơn điện tử có cần phải ký và đóng dấu không?