Tin tức kế toán Các câu hỏi thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử.
Nghị định 119/2018/NĐ-CP Quy định mới nhất về hoá đơn điện tử được ban hành ngày 12 tháng 09 năm 2018.
Theo đó quy định chậm nhất là ngày 1/11/2020 phải hoàn thành việc tổ chức thực hiện sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
Như vậy lộ trình chuyển đổi từ việc sử dụng hóa đơn tự in, hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử được thực hiện trong vòng 24 tháng, từ ngày 1/11/2018 đến 1/11/2020.
Hiện nay, vẫn còn rất nhiều bạn chưa nắm vững hoặc hiểu một cách chính xác, hóa đơn điện tử là gì?
Dưới đây Tin tức kế toán xin chia sẻ một số kiến thức cơ bản về hóa đơn điện tử qua loạt bài viết “Các câu hỏi thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử”.
Các bài viết liên quan:
Mất hóa đơn không bị phạt tiền – Cách xử lý thông minh nhất
Phạt lập hóa đơn không thống nhất giữa các liên
Cách phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi ra hóa đơn giấy
Hóa đơn điện tử có cần phải ký và đóng dấu không?
Câu hỏi 1: Hóa đơn điện tử là gì ?
Trả lời:
+ Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011:
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về: Bán hàng hoá va Cung ứng dịch vụ.
Được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương tiện điện tử.
Có thể chuyển đổi thành hóa đơn giấy trong nhu cầu lưu thông hàng hóa, quản lý hóa đơn của người mua.
+ Theo thực tế: Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ
Hoá đơn điện tử: là 1 trong 3 hình thức Hóa đơn.
Thay vì Hóa đơn tạo lập trên giấy, HDDT được tạo lập trên thiết bị điện tử (theo đúng quy định của Bộ Tài Chính và Cơ Quan Thuế).
Hóa đơn giấy: Hóa đơn tự in và Hóa đơn đặt in
Câu hỏi 2: Tính nổi trội của hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống?
Trả lời:
Tính nổi trội của hóa đơn điện tử so với hóa đơn truyền thống là:
Giảm chi phí in ấn, gửi, bảo quản, lưu trữ, khai thác hóa đơn.
Thuận tiện cho việc hạch toán kế toán, đối chiếu dữ liệu, quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, kê khai, nộp thuế.
Tăng tính an toàn cho hóa đơn khi hóa đơn điển tử có thể sao chép thành nhiều bản, tránh được các rủi ro, thất lạc, hư hỏng hóa đơn; nếu mất có thể yêu cầu cấp lại hóa đơn
Quá trình thanh toán nhanh hơn
Góp phần bảo vệ môi trường.
Câu hỏi 3: Hóa đơn điện tử có liên không?
Trả lời: Hóa đơn điện tử không có khái niệm liên. Bên phát hành hóa đơn (bên bán), bên tiếp nhận hóa đơn (bên mua) và CQT cũng khai thác dữ liệu trên 1 bản hóa đơn điện tử duy nhất.
Câu hỏi 4: Hóa đơn đã lập dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử có phải là hóa đơn điện tử không?
Trả lời: KHÔNG
Câu hỏi 5: Lập hóa đơn điện tử với số lượng nhiều mặt hàng ?
Trả lời:
Với hóa đơn giấy số lượng dòng trên một hóa đơn là cố định, nên khi phát sinh số lượng hàng hóa dịch vụ nhiều thì không thể ghi đủ trên 1 hóa đơn.
Hóa đơn điện tử thì số dòng có thể tự tăng lên tùy theo số lượng hàng hóa sản phẩm có trên hóa đơn.
Hóa đơn điện tử có chữ kí số ký trên toàn bộ file hóa đơn, đảm bảo được tính pháp lý mà không cần lập nhiều hóa đơn liên tiếp hoặc đính kèm bảng kê.
Hóa đơn điện tử chỉ có 1 số hóa đơn nhưng là Hóa đơn gồm nhiều trang.
Câu hỏi 6: Hóa đơn điện tử được áp dụng cho các loại hóa đơn nào ?
Trả lời:
Hóa đơn điện tử được áp dụng cho các loại hóa đơn sau:
Hóa đơn xuất khẩu;
Hóa đơn giá trị gia tăng;
Hóa đơn bán hàng;
Hóa đơn khác gồm: tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền bảo hiểm…;
Phiếu thu tiền cước vận chuyển hàng không, chứng từ thu cước phí vận tải quốc tế, chứng từ thu phí dịch vụ ngân hàng….Hình thức và nội dung được lập theo thông lệ quốc tế và các quy định của pháp luật có liên quan.
Câu hỏi 7. Hóa đơn điện tử có được sử dụng dạng song ngữ (Tiếng Việt và Tiếng nước ngoài) được không?
Trả lời:
Hóa đơn điện tử được sử dụng dạng song ngữ (Tiếng Việt và Tiếng nước ngoài).
Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn ( ) hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
Câu hỏi 8. Làm thế nào để phân biệt được Hóa đơn điện tử (được in ra giấy) và Hóa đơn giấy?
Trả lời:
1. Căn cứ vào số Liên: Hóa đơn điện tử không có trường Liên
2. Trường Ký hiệu trên Hóa đơn :
Hóa đơn điện tử: E
Hóa đơn giấy: P
3. Hóa đơn điện tử có trường thông tin “HÓA ĐƠN CHUYỂN ĐỔI TỪ HÓA ĐƠN ĐIỆN TỬ” trong trường hợp là Hóa đơn chuyển đổi từ bản điện tử sang bản giấy
4. Chữ ký:
Hóa đơn điện tử: Chữ ký số
Hóa đơn giấy: Ký tay
Câu hỏi 9: Tính pháp lý hóa đơn điện tử?
Trả lời:
Hóa đơn được phát hành:
Có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy
Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận.
Đáp ứng Đầy đủ luật giao dịch điện tử.
Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn:
Hóa đơn tự in (hóa đơn giấy)
Hóa đơn đặt in (hóa đơn giấy)
Hóa đơn điện tử
–TT 64/2013/TT-BTC ngày 15/05/2013 của BTC Hướng dẫn thi hành NĐ 51/2010/NĐ-CP-ngày 14/05/2010 của CP.
–Thông tư 32/2011/TT- BTC hướng dẫn về khởi tạo phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.
Câu hỏi 10: Trong Điểm 2 – Điều 14 – Thông tư 64 có quy định: “Ngày lập hóa đơn đối với cung ứng dịch vụ là ngày hoàn thành việc cung ứng dịch vụ, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
Trường hợp tổ chức cung ứng dịch vụ thực hiện thu tiền trước hoặc trong khi cung ứng dịch vụ thì ngày lập là ngày hóa đơn là ngày thu tiền”.
Đối với hóa đơn điện tử, nếu thu tiền của khách hàng vào ngày 29/4, thanh toán bằng chuyển khoản, đến ngày 2/5 mới nhận được chứng từ từ ngân hàng.
Lúc này sẽ tiến hành lập hóa đơn cho khách hàng, theo QĐ ngày lập sẽ là ngày thu tiền nghĩa là 29/4. Nhưng ngày ký ở chữ ký số lại là ngày 2/5 thì hóa đơn điện tử có được chấp nhận là ngày 29/4 không?
Trả lời:
-Được chấp nhận, vì 29/4 mới là “phát hành hóa đơn trong nội bộ ~ tạo hóa đơn”, phát hành hóa đơn chính thức cho khách hàng mới ký là 2/5 (không có văn bản chính thức)
Các bài viết liên quan:
Mất hóa đơn không bị phạt tiền – Cách xử lý thông minh nhất
Phạt lập hóa đơn không thống nhất giữa các liên
Cách phân biệt hóa đơn điện tử chuyển đổi ra hóa đơn giấy
Hóa đơn điện tử có cần phải ký và đóng dấu không?
